Motivación del lunes: terminología de planificación de eventos imprescindible

Los campos de planificación de eventos y F&B (es decir, alimentos y bebidas) tienen un BOA (es decir, Manojo de siglas). Siga leyendo para obtener una breve introducción a los términos clave de la industria de eventos para que sepa su RFP de su BEO.

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Los documentos y acuerdos básicos que establecen acuerdos de servicios y responsabilidades legales.

1. BEO – Orden de evento de banquete

El BEO es un documento elaborado por un recinto que albergará un evento. Enumera el orden en que ocurrirán los eventos (la parte del nombre correspondiente al ‘orden de eventos’). El BEO debe incluir horas exactas; detalles del menú, incluidas las solicitudes especiales; información sobre proveedores como DJ, floristas y empresas de catering; y todas las necesidades de equipo, desde mesas hasta tomas de corriente y micrófonos.

Este documento generalmente evoluciona a lo largo de la planificación del evento. Antes de firmar el BEO finalizado, tanto el planificador como el cliente deben revisarlo detenidamente para asegurarse de que esté completo y sea preciso.

2. Cláusula de fuerza mayor

Esta cláusula común en un contrato cubre lo que sucede en caso de un desastre natural u otro ‘Caso de Dios’ que impide que el lugar cumpla con el contrato. Los ejemplos incluyen inundaciones, incendios, disturbios y guerras… cosas que todos esperamos que no sucedan, y no solo porque afectarían el evento.

La cláusula generalmente dice que en tal circunstancia, el lugar no es responsable por no cumplir con su parte del contrato. La cláusula de fuerza mayor protege tanto a la empresa del evento como al recinto—si alguno se ve afectado por un evento de fuerza mayor, ambas partes están libres.

3. RFP – Solicitud de propuesta

Una RFP es un documento que un planificador de eventos envía a los lugares donde se describe el diseño del evento y se les pide que presenten una oferta para organizar la ocasión. Las RFP contienen detalles como los requisitos de espacio, las fechas, la cantidad de asistentes esperados y los servicios requeridos.

Un lugar interesado responderá con una propuesta que describa cómo satisfaría esas necesidades y a qué costo para que el planificador pueda comparar las propuestas. Si necesita orientación, lo tenemos cubierto con nuestros consejos esenciales para escribir RFP para eventos.

Términos de Discover Key Event A/V (audio/visual)

A/V se refiere a todo el equipo de video y audio utilizado en un evento: computadoras, proyectores y pantallas de video para películas o powerpoints; micrófonos y altavoces para presentaciones o música; iluminación, amplificadores, mezcladores de sonido.

Dependiendo del evento, las necesidades de A/V pueden ser mínimas o extensas y muy complejas. Los planificadores de eventos exitosos deben mantenerse al día con la tecnología que utilizanpara que puedan hablar con autoridad y resolver problemas sobre la marcha.

Estos son algunos términos comunes de planificación de eventos A/V:

1. Relación de aspecto

La relación de aspecto de una pantalla es qué tan ancha es la pantalla en comparación con qué tan alta. La relación de aspecto estándar solía ser 4:3; ahora es más frecuente 16:9 (pantalla panorámica). Si es posible, haga arreglos para tener una pantalla que coincida con la proporción porque le da a las presentaciones un aspecto más limpio.

2. Comentarios de audio

La retroalimentación es el terrible chillido que sale del sistema de audio cuando el micrófono capta el ruido del parlante y lo envía al amplificador, que hace que el ruido sea más fuerte y lo envía de nuevo fuera del parlante.

La retroalimentación a menudo ocurre cuando un micrófono apunta a un altavoz y es común cuando un micrófono sin usar se deja vivo. Si el evento tiene un equipo de A/Vequilibrarán entradas y salidas, rastrearán micrófonos en vivo y eliminarán la retroalimentación.

3. Cables HDMI

Los cables HDMI son un tipo de cable de video. Es la conexión entre el dispositivo que contiene el video y la tecnología utilizada para compartir ese video. Por ejemplo, un cable HDMI puede conectar una computadora de escritorio o portátil con un monitor, televisor o proyector.

Los HDMI son el estándar, pero también hay otros tipos de cables de video y no todos los equipos tienen un puerto HDMI. Si un dispositivo tiene HDMI pero el otro no, se necesita un adaptador, así que planee con anticipación.

4. Micrófonos: de mano y lavalier

Los micrófonos aseguran que los invitados escuchen a los oradores y cantantes en un evento. El micrófono lavalier es un pequeño micrófono inalámbrico que puede sujetarse a la ropa del orador, usarse como un colgante o montarse en un auricular. Por lo general, se pronuncia lava-LEER y rima con la palabra ‘cavalier’.

También escuchará que la gente se refiere a él como un micrófono de clip., micrófono con clip, micrófono de solapa, micrófono de corbata, micrófono de cuerpo, auriculares o, a veces, solo un micrófono de lavamanos. A algunos presentadores les gusta usar un micrófono de mano y otros prefieren un micrófono de solapa, así que pregunte por sus preferencias. Sin embargo, un micrófono de mano es imprescindible para pasar a través de una audiencia.

Condiciones esenciales de F&B (alimentos y bebidas) y configuración de la habitación para eventos

F&B es fundamental para el éxito de cualquier evento y constituye una parte importante del presupuesto. Las opciones de F&B deben ajustarse al presupuesto del cliente y los objetivos del evento, y alinearse con el diseño del espacio.

La configuración de cualquier lugar es como el esqueleto del evento. Así como el esqueleto de un gato no funcionará para un pájaro, sin importar qué tan bonitas sean las plumas, una habitación con grandes mesas de banquete para una cena informal no fomentará la convivencia, sin importar qué tan buena sea la comida.

Para que el evento tenga sentido, el F&B y el montaje deben trabajar juntos para lograr los objetivos del evento. Use software de planificación de eventos gratuito para ayudar a visualizar la configuración de la sala.

1. Precio del catering todo incluido

Esto es lo que costará el catering en total. Es el precio a utilizar para comparar propuestas de restauración. Comience con la cantidad por invitado, si eso es lo que cotiza el servicio de catering. Calcule el cargo por servicio (quizás el 20 por ciento, según la empresa), el impuesto sobre las ventas (quizás el 8 por ciento, según el área) y una propina del 15 al 20 por ciento sobre el monto original (antes del cargo por servicio y el impuesto).

Súmalos todos juntos, y ese total es el precio con todo incluido. Puede terminar siendo sustancialmente más alto que el precio per cápita del proveedor.

2. Ronda de banquetes

Una gran mesa redonda que se usa a menudo para las comidas. Las mesas redondas son usos eficientes del espacio porque no hay esquinas que no se puedan usar para sentarse. Los redondos para banquetes vienen en una variedad de diámetros: los redondos de 48” sientan cómodamente a seis invitados; Asiento redondo de 60” para ocho personas; Asientos redondos de 72” para 10-12 personas. El tamaño de la mesa influirá tanto en la cantidad de invitados que caben en un espacio como en la sensación de la experiencia.

Por ejemplo, pueden caber 12 invitados en una mesa redonda de 72″ o en dos mesas redondas de 48″, pero las dos mesas más pequeñas usan más espacio que una mesa más grande. Las pequeñas mesas redondas crean un ambiente más íntimo. cuando el espacio no es una preocupación.

3. Montaje de banquetes

Una configuración de sala que consiste en rondas de banquetes. Los invitados miran hacia el centro de cada mesa; algunos invitados no mirarán hacia el frente de la habitación.

4. Montaje de cabaret

Una habitación preparada en la que ningún invitado mire hacia el frente de la habitación. (Como si los invitados se estuvieran preparando para ver un cabaret). Esta configuración a menudo usa mesas de cabaret y es útil cuando habrá un orador, una presentación o una actuación.

5. Mesa de cabaret

Una mesa pequeña, generalmente entre 15 y 36 pulgadas de ancho, del tipo que se ve a menudo en cafeterías o teatros. (¡O cabarets!) Una mesa de cabaret más pequeña tiene capacidad para dos invitados; las mesas de cabaret más grandes tienen capacidad para cinco personas.

6. Cargo por servicio de catering

Lo más importante que debe saber sobre un cargo por servicio es si está incluido en la cotización del precio de un servicio de catering. De lo contrario, deberá hacer algunos cálculos matemáticos para calcular el costo total del catering.

Los cargos por servicio varían ampliamente según la compañía y la ubicación; El 18 por ciento es común, pero el extremo superior puede subir hasta el 49 por ciento. Un cargo por servicio cubre los gastos operativos del negocio de catering; no es lo mismo que una propina.

7. Mesa alta

Una mesa alta de cabaret, de esas que se ven a menudo en las horas de los cócteles. Las personas pueden pararse alrededor de una alta o sentarse en sillas altas.

8. Zona lounge

Una opción de asientos para eventos cada vez más popular que puede contener una combinación de mesas altas, mesas de cabaret, otomanas, sofás y sillas. Las zonas lounge fomentan la creación de redes y brindan a los asistentes un lugar para refrescarse y relajarse de manera menos formal.

Manténgase actualizado con las palabras de moda de la planificación de eventos

Muchas de las palabras de moda en la planificación de eventos hoy en día se incluyen en la amplia categoría de «experiencia de los asistentes», un componente muy importante de cualquier evento. La experiencia deseada varía según el tipo de evento (piense en una boda, un lanzamiento de producto o una feria comercial) y los intereses de los asistentes.

Estos son algunos temas candentes en la «experiencia de los asistentes» en este momento:

1. Personalizado / Nicho

Muchas personas buscan experiencias personalizadas que tengan en cuenta sus necesidades y deseos, especialmente en relación con el bienestar, las opciones de programación y la elección de alimentos. Eso puede significar contratar a un proveedor que pueda satisfacer una variedad de necesidades dietéticas o incorporar opciones de bienestar en el programa.

Con la personalización, los asistentes se sienten atendidos y que tienen cierto control. Esta tendencia hacia la personalización encaja con la tendencia hacia eventos de nicho que atraen a audiencias específicas, como fanáticos de videojuegos o razas de perros en particular.

2. Local / Auténtico

Especialmente cuando se trata de comida, lo local definitivamente está de moda: la comida cultivada localmente y los chefs locales son un atractivo. Esta tendencia encaja con un creciente interés por la autenticidad: experiencias o interacciones culturales auténticamente ligadas a una localidad en particular. Los artículos o experiencias locales y auténticos tienden a ser especialmente atractivos para las audiencias millennial.

3. Felicidad

Cada vez son más los viajeros que buscan combinar viajes de negocios y de placer. Aquí hay oportunidades para recomendar actividades de ocio a los asistentes a eventos de negocios: Las ideas atractivas pueden cumplir una doble función¡atrayendo a los asistentes al evento y aumentando su disfrute!

Al hacer una lluvia de ideas, no olvide los dos puntos anteriores. Las recomendaciones se pueden adaptar a diferentes segmentos de la audiencia probable de un evento, y las ofertas locales y auténticas pueden generar mucho interés.

4. RA/RV

AR significa Realidad Aumentada; VR para Realidad Virtual. Estrictamente hablando, ambos dependen de auriculares que muestran una imagen del mundo real (AR) aumentada por computadora o un mundo completamente virtual (VR). En la industria de eventos, la realidad virtual se utiliza para ofrecer asistencia ‘virtual’ a una conferencia, capacitar a las personas en el uso de un producto, promocionar productos y servicios, y más. Los auriculares que convierten los teléfonos inteligentes en pantallas de realidad virtual son fáciles de conseguir. Obtenga más información sobre la planificación de eventos de realidad aumentada aquí.

La pregunta más importante para los planificadores de eventos es cómo poner el equipo y la tecnología para un uso dirigido y efectivo: ¿Recreación? ¿Experiencias bienvenidas? ¿Capacitación? Tenga en cuenta las posibilidades de la realidad virtual mientras hace una lluvia de ideas para su evento.

Esta introducción a los términos de planificación de eventos, la jerga y los BOA (conjunto de acrónimos) más frecuentes lo harán sonar como un profesional en muy poco tiempo. (Y la lista de verificación esencial para la planificación de eventos te permitirá planificar como un profesional).

Una nota final: BOA no es un acrónimo real, ¡solo utilízalo si quieres ser el primero!

Para seguir aprendiendo, lea acerca de estas 6 cosas para incluir en cada contrato de evento y aprenda 19 tendencias de eventos que cambiarán las cosas este año.