Motivación para los lunes: Plantillas y consejos de difusión por correo electrónico para la planificación de eventos que realmente funcionan

¿Listo para usar el correo electrónico para apilar su lista de planificación de eventos con clientes increíbles que tienen presupuestos aún más increíbles? Estos consejos y ejemplos para planificadores de eventos experimentados deberían brindarle una mayor comprensión sobre cómo establecer relaciones, ganar contratos y establecer contactos en línea.

20 consejos de mejores prácticas de correo electrónico para la planificación de eventos

Utilice estas estrategias para maximizar las tasas de apertura y respuesta en el primer intento y evitar que su dirección de correo electrónico comercial de planificación de eventos sea etiquetada como spam.

Consejo rápido antes de comenzar: ¿Te das cuenta de que dijimos dirección de correo electrónico, no cuenta? Incluso si llevara el nombre de su negocio de planificación de eventos a otro proveedor, aún tendría problemas para enviar un mensaje a sus contactos normales y cotidianos y, Dios no lo quiera, a sus clientes existentes. Pero mientras tome las precauciones enumeradas aquí, estará bien.

1. Caliente su cuenta creando mensajes totalmente únicos para los primeros 10-20 correos electrónicos.

Si no lo hace, corre el riesgo de que su cuenta de correo electrónico se marque como spam. Sin embargo, aún puede ahorrar tiempo utilizando una plantilla para cada uno. Solo asegúrese de que cada oración que escriba dentro de la plantilla sea completamente única para el destinatario y que varíe la hora del día en que envía cada una.

2. Evite el filtro de spam aumentando lentamente la cantidad de correos electrónicos salientes que envía con el tiempo.

Las cuentas con un comportamiento inusual (como enviar docenas de correos electrónicos todos los días a la misma hora) se cierran con bastante rapidez. Mantener contento a su proveedor de correo electrónico es comenzar a enviar solo uno o dos correos electrónicos por día, todos los días. Aumente la cantidad en dos o tres mensajes por día cada dos semanas hasta que haya alcanzado su objetivo.

3. Incluya siempre un enlace a su calendario digital para que los prospectos puedan programar una cita directa con usted.

Si aún no tiene una que le encante, pruebe cualquiera de estas aplicaciones de programación de citas altamente calificadas.

4. Las líneas de asunto del correo electrónico siempre deben ser conversacionales y menos de 10 palabras.

La calidad de su línea de asunto determina si su correo electrónico se abre o se desecha. Los breves, dulces y personales ayudan a tranquilizar al lector de que usted es una persona y no un programa de computadora.

5. Use herramientas de prospección de correo electrónico para evitar tener demasiados rebotes.

Si envía muchos correos electrónicos que rebotan (por cualquier motivo), también podría prohibir su dirección de correo electrónico. Así que ejecute cada contacto a través de una aplicación como VoilaNorbert o Hunter.io antes de presionar enviar. Incluso pueden sugerir otra dirección que esté más actualizada.

6. No se obsesione con la hora del día en que debe enviar el correo electrónico; en cambio, concéntrese en ser coherente.

Sí, es posible que tenga más suerte para comunicarse con alguien y obtener una respuesta si le envía un correo electrónico el martes por la mañana o el miércoles por la tarde. Pero los datos que rodean estos reclamos no tienen en cuenta los hábitos de programación de las profesiones individuales, las variaciones por industria o el rango de edad promedio del destinatario. Así que haga de la divulgación un hábito, sin importar cuándo tenga que hacerlo.

7. Planee hacer un seguimiento al menos una vez por cada mensaje que envíe.

Y, si te sientes más ambicioso, una campaña de goteo sería aún mejor.

8. Use tres oraciones o menos en su correo electrónico de presentación oficial.

Esto es especialmente cierto si está tratando de ponerse en contacto con clientes corporativos ocupados que podrían leer el mensaje. Si sospecha que pueden tener prisa, asegúrese de poner en negrita el título «planificador de eventos» y el CTA para ayudar a que se destaque.

9. Agregue una firma de correo electrónico profesional con los detalles de su negocio y el enlace de su cartera.

Wisestamp ofrece una versión gratuita que se ve muy bien y se puede personalizar. Incluya su foto, dirección de correo electrónico, número de teléfono y un enlace a su sitio web.

10. Para su CTA, solicite a los destinatarios que organicen una reunión exploratoria.

El objetivo de su correo electrónico debe ser llamar su atención, ver si lo necesitan y (suponiendo que lo hagan) pasar al siguiente paso lo antes posible.

11. Refleje el tono y el estilo de la copia del sitio web de la empresa de cada destinatario en su propio mensaje.

Es una técnica de venta popular que ayuda a que la persona con la que estás hablando se relacione contigo porque se siente como si literalmente estuvieras hablando el idioma.

12. Trate de crear un diálogo, no un argumento de venta.

La mejor manera de hacerlo es comenzar con una introducción de una sola oración (quién eres, qué haces, por qué pensaste en conectarte) y seguir con una pregunta específica. Por ejemplo, preguntarles si necesitan a alguien para planificar sus eventos es demasiado general, pero preguntarles si necesitan un planificador de eventos con experiencia para crear una estrategia para el roadshow anual del próximo año demuestra que está interesado en algo más que impulsar nuevos negocios en cualquier lugar. puede encontrarlo

13. Asegúrese de que el texto suene conversacional y real.

Ahora no es el momento de ser demasiado formal o cortés. Si te acercaras a esta persona en su oficina, ¿qué le dirías? Use eso para determinar cómo escribir el cuerpo del mensaje.

14. Configure Alertas de Google para mantenerse al día con las personas a las que ha enviado correos electrónicos.

Incluso si no obtiene una respuesta de inmediato, puede construir relaciones con el tiempo felicitándolos por promociones, nuevos fondos de inversión o próximos lanzamientos de productos tan pronto como se anuncien.

15. Si vas a enviar un enlace, asegúrate de que esté incrustado.

Se ve más profesional y es menos probable que se marque.

16. Omita la combinación de correspondencia y escriba manualmente nombres o detalles en su mensaje.

El formato desordenado deja un mal sabor de boca a todos. No se arriesgue a quemar un posible cliente potencial de planificación de eventos solo porque no tuvo tiempo de escribir «Sarah».

17. Asegúrese de que lo que ofrece sea realmente relevante para la empresa o el individuo.

Tómese cinco minutos para revisar el calendario de eventos de la empresa para el año. O, si está enfocado en eventos privados, consulte sus redes sociales con anticipación para ponerle cara al nombre.

18. Cree un tono de página de destino personalizado para cada destinatario.

Esto puede servir como su enlace incrustado. La página de inicio facilita el seguimiento de la eficacia de sus correos electrónicos y proporciona detalles adicionales que se adaptan a sus necesidades.

19. Use el software de análisis de correo electrónico para rastrear las tasas de clics para las líneas de asunto y los enlaces.

Estas excelentes herramientas de seguimiento de correo electrónico para planificadores de eventos lo ayudarán a mejorar su estrategia de inmediato.

20. Espolvoree algunos conocimientos específicos de la industria que le demuestren a su cliente potencial que realmente comprende su negocio.

Haga referencia a su principal competidor, un evento popular para su industria, un blog o una publicación en las redes sociales que publicaron recientemente, o un influencer de nicho que ambos siguen en LinkedIn para darle a su mensaje un toque aún más personal.

5 plantillas de correo electrónico específicas y cómo usarlas

Su enfoque siempre debe basarse en la relación que tiene con el destinatario. Pero no importa qué tan bien se conozcan (si es que se conocen), hay muchas maneras de conseguir su negocio.

1. Nunca has conocido a esta persona y no tiene idea de quién eres

Hola [First Name],

Mi nombre es [Your Name]soy un planificador de eventos con experiencia quien se especializa en [event type or event niche most relevant to recipient]. I [looked at your website/saw your speech from this conference/some other way you peripherally know them] – tu o [Brand Name, if applicable] necesito ayuda para planificar [event type] ¿pronto?

En caso afirmativo, siga este enlace para programe una llamada telefónica rápida de 5 minutos conmigo esta semana o la próxima para continuar la conversación.

Muchas gracias,

[Your Name]

Por qué funciona:

Explica quién eres, qué haces, cómo los conoces (incluso sin “conocerlos realmente”), por qué les envías correos electrónicos específicamente y cuáles son los próximos pasos necesarios para poner la pelota en marcha.

Cosas para considerar:

  • Si tiene una conexión personal con la marca (usó su producto, su video viral le alegró el día, le gusta su estilo), utilícelo como su «cómo los conoce».
  • Si está enviando un mensaje a un cliente de un evento privado, concéntrese en quién lo refirió y específicamente por qué lo ama (tal vez sea su vecino al que le encanta saludar o un amigo que hornea los mejores muffins de plátano) para unirlos a los dos de inmediato. la puerta

2. Os habéis conocido de pasada en un evento profesional

Oye [First Name],

No estoy seguro si me recuerdas de [Event] pero soy [First Name]el propietario de [Event Planning Company Name]. Mencionaste [refer to conversation] – ¿Aún necesitas ayuda con esto?

Si es así, me encantaría conectarme pronto. Use el enlace en mi firma para programar un horario que funcione mejor para usted.

Salud,

[Your Name]

Por qué funciona:

Hacer referencia a una información específica sobre su último encuentro les ayudará a recordarlo. E incluso si no lo hacen, sigue siendo una buena manera de demostrar que realmente los conociste y que no estás intentando ninguna táctica furtiva con ellos.

Cosas para considerar:

  • Asegúrese de que la foto en su firma de correo electrónico y el perfil de su cuenta estén actualizados para que pueda reconocerlo. A menos que hayas cambiado mucho tu apariencia desde que te conociste. En cuyo caso, asegúrese de usar una foto que se parezca a la persona con la que inicialmente se dieron la mano.
  • Si su primera conversación fue más sobre la vida personal que sobre la profesional, siga adelante y haga un seguimiento sobre el partido de fútbol de su hijo o la adopción reciente de una mascota. Luego, hágales saber que los está contactando sobre los servicios de planificación de eventos.

3. Has estado admirando su trabajo desde lejos

Hola [First Name],

Soy un gran admirador de su trabajo para [Company Name]. Me encanta el [things you love] y como tu [specific detail about their work that proves you actually know it and – if you can work it in – show off a bit of industry knowledge].

¿Está buscando un planificador de eventos con experiencia para unirse al equipo pronto? Si es así, ¡me encantaría tener la oportunidad de colaborar! Por favor, hágamelo saber de cualquier manera.

Gracias por tu tiempo,

[Your First Name]

Por qué funciona:

La adulación vacía está socialmente mal vista, pero un cumplido enfocado con láser respaldado con una demostración de su conocimiento avanzado en este nicho específico es el dominio del correo electrónico frío de nivel profesional.

Cosas para considerar:

  • Esta plantilla es ideal para las personas que toman las decisiones de contratación para el departamento de marketing o eventos.
  • Solo usa este enfoque si realmente quieres decir lo que dices.

4. Tienes a alguien en común

Oye [First Name],

soy un [close friend/coworker/type of relationship] de [person’s name]. Mencionaron que estaba buscando un planificador de eventos con experiencia para su próxima [event type] y dijo que deberíamos conectarnos. Si está interesado, no dude en programar una llamada telefónica rápida conmigo aquí.

Gracias de cualquier manera,

[Your First Name]

Por qué funciona:

Las referencias de boca en boca son el recurso más lucrativo para los autónomos, por lo que este enfoque simple tiene una alta probabilidad de éxito. Comenzar con la forma en que ustedes dos están conectados establece el tono y, debido a que aparecerá en su vista previa de correo electrónico, evitará que su mensaje se elimine si no reconocen la dirección.

Cosas para considerar:

  • También puede hacer referencia a conexiones mutuas en sitios como LinkedIn o Facebook.
  • Incluso si no tienen una sola persona en común (en el ámbito físico o digital), aprovechen los intereses, pasatiempos o lugares de origen compartidos; prácticamente cualquier cosa que puedan tener en común servirá.

5. De hecho, has trabajado con ellos antes, pero ha pasado un tiempo.

Hola [First Name],

Recuérdame de [how you know each other]? espero que hayas estado bien el pasado [time frame since you last spoke]. Ahora que tengo más experiencia como planificador de eventos, busco expandir mi cartera y encontrar formas de ayudar a las personas que me gustan a alcanzar sus objetivos de marketing/ventas.

Si tiene algún evento próximo con el que pueda ayudarlo (o incluso si solo quiere ponerse al día), ¡me encantaría reunirnos para tomar un café o hablar por teléfono en algún momento de esta semana o la próxima!

Nos hablamos pronto,

[First Name]

Por qué funciona:

Esta plantilla mantiene al lector enfocado en la relación al equilibrar los temas personales con los profesionales.

Cosas para considerar:

  • Acércate a esta comunicación desde la mentalidad de cómo puedes servir mejor a esta persona y no puedes equivocarte.
  • Llegar a alguien con quien has perdido el contacto puede ser un poco estresante, pero es posible que esté realmente sorprendido y encantado de saber de ti, por lo que definitivamente vale la pena intentarlo.

¡Has dominado el arte de la comunicación por correo electrónico para los planificadores de eventos!

Si todavía está averiguando si es hora de diversificar y hacer crecer su negocio de planificación de eventos, asegúrese de seguir recopilando referencias a medida que avanza y tal vez incluso sumergirse en algunas tácticas de marketing de asociación estratégica mientras decide qué hacer a continuación.