Planificación de eventos de relaciones públicas: 6 formas de hacer correr la voz

Un evento de relaciones públicas es su oportunidad de mostrar su empresa, cliente o productos o servicios al público en general. Con un evento de relaciones públicas, la prensa está ahí y hay presión. Más que nunca, desea ser profesional, presentable y atractivo.

Aquí hay algunos consejos para ayudarlo a planificar un evento de relaciones públicas efectivo desde el principio:

1. Establezca una meta para su evento de relaciones públicas.

¿Por qué estás celebrando el evento? La pregunta suena bastante simple, pero es realmente importante y la respuesta debe ser específica. La respuesta no debería ser simplemente «promocionar el último producto».

¿Por qué estás organizando un evento? La pregunta suena bastante simple, pero es realmente importante.
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Sea muy claro y profundice con objetivos que se puedan medir. Por ejemplo, si el objetivo es promocionar el último producto, ¿cómo planea lograrlo? ¿Cuál es el punto de referencia para el éxito: un número mínimo de unidades vendidas? ¿Un cierto número de asistentes usando el hashtag del evento? Cuando detalla sus objetivos y puntos de referencia, puede crear más fácilmente un plan de eventos para alcanzarlos.

2. Sé puntual al iniciar tu evento de relaciones públicas.

¿Cuándo vas a celebrar el evento? ¿Es el día del lanzamiento de un producto o varios días antes? Si es lo último, ¿tiene una estrategia de redes sociales para mantener vivo el interés hasta el día del lanzamiento real?

Aquí hay otra cosa en la que pensar: ¿Se lleva a cabo el evento en un día apropiado para la prensa? Idealmente, desea realizar el evento en un día relativamente lento cuando no hay muchas otras cosas sucediendo. Es decir, no planee su evento de relaciones públicas el mismo día que un juego deportivo de alto perfil u otro evento local importante. Si lo hace, los asistentes y la prensa podrían asistir a ellos en lugar de a su evento.

3. Invite a los medios de comunicación a su evento de relaciones públicas.

Un evento de relaciones públicas tiene que ver con la creación de publicidad. Claro, puede crear su propia publicidad transmitiendo en vivo su evento y creando otro contenido de redes sociales, pero también necesita la prensa de su lado. Aquí hay algunos consejos para conseguir que la prensa asista a su evento:

  • Piensa localmente. A menos que su empresa sea muy conocida, es probable que no atraiga a medios de comunicación establecidos como CNN, Forbes o Huffington Post. En su lugar, puede comunicarse con la prensa local y de la ciudad, que es más probable que cubran su evento.
  • Comuníquese directamente con periodistas y reporteros individuales. Este es un mejor enfoque que ponerse en contacto con los medios de comunicación a través de sus páginas de contacto o consejos. Las grandes empresas de medios reciben cientos de historias potenciales para cubrir todos los días, y es probable que su evento se pase por alto.
  • Construir relaciones. Los periodistas tienen favoritos. Con esto en mente, ayuda tener a estas personas en tu círculo íntimo. Establezca relaciones con miembros de la prensa, comente sus historias y sugiera reuniones cara a cara.

4. Elija un lugar para su evento de relaciones públicas.

Un evento de relaciones públicas también se trata de crear una buena impresión. Esto es especialmente importante si muchos de los asistentes son visitantes por primera vez. Con esta perspectiva, un lugar lujoso que también sea un punto de referencia será mucho más memorable que, por ejemplo, una sala polivalente genérica en una escuela o un ayuntamiento.

El lugar también debe ser práctico. ¿Hay suficiente espacio y puntos de venta para que la prensa se reúna y monte su equipo? Lo mismo se aplica si está organizando un evento al aire libre. Además de eso, también debe prepararse para el mal tiempo con tiendas de campaña y toldos en espera. El diseño del lugar debe trazarse con anticipación para crear espacios designados para el personal, la prensa y los asistentes en general.

El lugar es un reflejo del evento como un todo. Si desea hacer una gran declaración y hacer que la gente hable, entonces necesita un lugar igualmente grandioso. Aquí le mostramos cómo comenzar a encontrar el mejor lugar en línea.

5. Proporcionar alimentos y bebidas para el evento de relaciones públicas.

El propósito del evento es obtener exposición de la marca. Aun así, desea que la conferencia sea sobre diversión y pasar un buen rato. Tener comida y bebidas crea una escena social festiva y atrae a los asistentes.

Esto crea una vibra positiva y hace que todos estén de buen humor cuando comience a hacer sus discursos, presentaciones y anuncios.

Si su presupuesto lo permite, considere un buffet. Si todo lo que puede pagar son refrigerios ligeros, está bien siempre y cuando proporcione alimentos que promuevan la conversación y las conversaciones triviales. Esto incluye bebidas como champán espumoso y mini sándwiches. Si el lugar tiene un bar, contrate a un mixólogo que pueda crear deliciosos cócteles para los invitados.

La comida también ayuda con tu presencia en las redes sociales. ¿Has notado que las personas suelen subir imágenes de su comida en Instagram? Si sirve comida apetitosa y visualmente presentable, es probable que los asistentes tomen una foto y la compartan en las redes sociales usando el hashtag del evento.

Si desea hacer una gran declaración, entonces necesita un lugar igualmente grandioso.
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6. Haz que tu evento de relaciones públicas sea social.

La promoción no comienza ni termina en el evento. Es un esfuerzo continuo que incluye una presencia vibrante en las redes sociales. Use una combinación de Facebook, Twitter, LinkedIn y otras redes sociales para crear entusiasmo y anticipación. También use su blog, canal de YouTube y boletines para correr la voz. Esto incluye antes, durante y después del evento.

También puede usar Instagram o Snapchat para enviar fotos, GIF y videos cortos del evento de relaciones públicas. En cuanto al hashtag del evento, continúe usándolo durante al menos una semana después del evento o lanzamiento de un producto o servicio. Todo el material acumulado en las redes sociales (incluido el contenido generado por los usuarios) puede ser útil para promocionar el próximo evento.

¡Ahora estás listo para crear un increíble evento de relaciones públicas!

Su evento se trata de fortalecer su marca. El resultado final depende de la capacidad del evento para atraer a los asistentes ya la prensa. Al incorporar todos los pasos anteriores, tendrá un modelo para una conferencia de relaciones públicas memorable que logre el propósito previsto.

A continuación, obtenga más información sobre la estrategia de planificación de eventos y algunas formas de reinventar sus conferencias.

¿Tienes más preguntas sobre los eventos de relaciones públicas?

¿Qué es un evento de relaciones públicas?

Un evento de relaciones públicas está destinado a mostrar una empresa, cliente, producto o servicio al público en general.

¿Qué significa PR?

PR significa relaciones públicas y es la práctica de administrar la distribución de información de una organización al público.

¿Cómo se planifica un evento de relaciones públicas?

Al igual que cualquier evento, primero defina sus objetivos y presupuesto, y complete el resto. Especialmente importante para un evento de relaciones públicas será cómo se manejan la prensa y los medios, así que asegúrese de tener especial cuidado para asegurarse de que tengan una gran experiencia.