Los profesionales de eventos universitarios producen eventos que abarcan toda la gama. Desde simposios científicos y exposiciones de arte hasta debates y visitas de futuros estudiantes: los profesionales de eventos académicos lo hacen todo. Independientemente del tipo de evento, cada uno requiere un proceso de gestión de eventos similar.
Independientemente del tipo de evento, los eventos académicos requieren un proceso de gestión de eventos similar.
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Aquí hay cuatro formas en que los planificadores de eventos universitarios pueden crear eventos increíbles.
1. Desarrollar una estrategia de eventos.
Un plan maestro que incluya los siguientes elementos mantendrá enfocado y concentrado al equipo de planificación de eventos de la universidad, especialmente uno que se extienda por todo el campus.
Pon una meta: Definir claramente el objetivo del evento. ¿Es para entregar un mensaje especial, impulsar una acción específica o apoyar una prioridad universitaria? Tenga ese objetivo en mente durante cada fase de la planificación.
Una vez que se aclare el objetivo, decida cómo se medirá (asistencia al evento, participación en las redes sociales, apoyo de los donantes, etc.). No se puede medir el éxito de un objetivo sin una métrica.
Conozca a su audiencia: Conozca a su público objetivo. ¿Qué esperan del evento? ¿Qué los hará sentir cómodos física, emocional y socialmente? Esas necesidades deben satisfacerse antes de que un huésped pueda relajarse y participar.
Además, recuerde que las audiencias responden primero emocionalmente, luego intelectualmente, lo cual es contradictorio en una universidad. Entonces, alcáncelos primero a través de la emoción (una historia inspiradora), luego la información (PowerPoint).
Definir un presupuesto: Los presupuestos universitarios son ajustados. El presupuesto de un evento revela áreas en las que es posible que deba negociar precios, ser creativo en la adquisición de recursos para eventos o hacer los recortes necesarios. Lo más importante es que evitará que se exceda en el presupuesto.
En las universidades sin fines de lucro, la percepción del costo también es importante. Usted no quiere que los donantes asuman que su dinero está pagando por fiestas lujosas. Una buena regla general es que la elegancia simple es lo mejor. Por ejemplo, blanco sobre blanco sobre blanco es económico, pero crea un ambiente exclusivo.
Crear el contenido: Los eventos son oportunidades de marketing envolvente. Tómese el tiempo para formular el mensaje del evento. Luego, transmítalo en capas con invitaciones, materiales promocionales, catering, música y actividades.
Utilice la “regla de los cinco sentidos” como guía para diseñar el contenido. ¿Qué van a ver, oír, tocar, saborear y oler sus invitados? Su percepción sensorial debe recordarles repetidamente el propósito y el mensaje del evento.
Obtén más información sobre cómo crear un evento con esta guía paso a paso.
2. Reúna a su equipo de ensueño para eventos.
Los profesionales de eventos académicos confían en un equipo dinámico de personas, desde proveedores de catering y diseñadores gráficos hasta expertos en audio/visual y el equipo de montaje. Es vital desarrollar una relación con ellos uno a uno y como equipo a lo largo de todo el proceso de planificación del evento. La comunicación de alto nivel inspira confianza en el plan maestro. Una vez que haya reunido un equipo de expertos, no intente controlar cada detalle. Déjalos hacer su trabajo.
3. Crear un plan de logística del evento.
Puedes usar algo tan avanzado como el software de gestión de eventos 3D o una aplicación web de seguimiento de equipos, como Asana. O puede usar una buena hoja de cálculo de Excel a la antigua en la nube para crear un plan de logística que sea accesible para todo el equipo. Se convierte en un documento vivo/que respira para actualizar la información, seguir el progreso y facilitar la comunicación. Para comenzar, comience con su estrategia de eventos y divida los componentes abstractos en tareas precisas con asignaciones y fechas límite.
4. Comercializa tu evento.
Se sabe que los profesores, el personal y los estudiantes universitarios trabajan y aprenden en silos. Sáquelos de su zona de confort con una estrategia de marketing efectiva: a) comience con un tema atractivo, que debe coincidir con el mensaje del evento; b) resaltar el tema y el mensaje en los materiales promocionales; c) facilitar la confirmación de asistencia y obtener detalles adicionales; y d) promocionarlo de forma creativa en las plataformas de redes sociales.
Los planificadores de eventos universitarios deben tener un conjunto único de atributos contrastantes: detallado y creativo; CEO y jugador de equipo; y tradicionalista y creadora de tendencias. Tener un proceso de gestión sólido ayuda a mantener todo eso en equilibrio. Obtenga más información sobre cómo crear un marketing de eventos exitoso aquí.
Planificadores de eventos universitarios: ¿qué consejos tienes para compartir? Danos un grito en LinkedIn.
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