Cuando el plano de un evento está bien diseñado, los invitados no lo notan. Su enfoque está exactamente donde debería estar—en disfrutar de la celebración de la boda, la recepción de premios universitarios o la gala de recaudación de fondos a la que asistirán.
Pero cuando los planos de planta del evento están mal diseñados:es aviso de todos los invitados. Los asistentes están apretados, incómodos, confundidos o un poco perdidos. Los invitados pueden tener problemas para llegar a sus asientos, quedar atrapados o incluso sentirse exasperados porque no pueden ver las festividades o al orador invitado.
Continúe leyendo para aprender a diseñar planos de planta de eventos excepcionales que hagan que los invitados se sientan cómodos, los tranquilice y les permita disfrutar de todas las celebraciones, el aprendizaje, los banquetes o la creación de redes que se ofrecen, de principio a fin.
Descubra 10 pasos para hacer mejores planos de eventos:
1. No se pierda las mediciones críticas
Conocer el tamaño y el diseño del espacio del evento es esencial. Los gerentes de lugares tienen la ventaja en esto ya que están en el sitio, y muchos planificadores de eventos tienen lugares de visita que conocen como la palma de su mano.
Pero para los planificadores que exploran nuevos lugaresdiseñar eventos corporativos en todo el país o crear bodas de destino, el proceso es más complicado.
Aquí hay opciones para obtener la disposición del terreno rápidamente:
- Los planificadores con software de diagramación de eventos y colaboración pueden llegar al lugar y pídales que compartan diseños de espacios para eventos digitales si los tienen.
- Los planificadores sin software especializado aún deben pide un mapa digital del trazado con metros cuadrados incluidos. (Almacene esta información para agilizar la planificación de eventos futuros).
- Es posible que algunos lugares nuevos no tengan detalles listos. En estos casos, los planificadores pueden Solicite los detalles de medidas y distribución.o visite el sitio con una rueda de medición mecánica y un cuaderno en la mano.
2. Inicie la planificación del diseño con un recuento preciso
A continuación: determina el número de personas que asistirán al evento. Bloquee esto lo antes posible en el proceso de planificación para evitar problemas graves, como que los invitados superen la capacidad del lugar.
Los números de asistentes también ayudan a aclarar las opciones de diseño óptimas. Para una boda que se está acercando a la capacidad, las mesas redondas optimizan el espacio y se adaptan a la mayoría de los invitados. Un evento corporativo con una proyección de participación ligera se beneficia de un diseño de planta que atrae a los invitados y facilita la creación de redes.
Consejo profesional para planificadores de eventos: Establezca la importancia de un recuento final en la reunión de lanzamiento del proyecto con los miembros del equipo de planificación y los clientes.
Cuando el plano de un evento está bien diseñado, los invitados no lo notan. Su enfoque está exactamente donde debería estar.
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3. Obtenga líneas de visión de eventos correctas con configuraciones creativas
Nadie quiere presentarse en un panel de discusión o en una ceremonia solo para descubrir que no puede ver la acción. Filas y filas de asientos, uno inmediatamente detrás del otro al mismo nivel, es una receta para los asistentes frustrados.
Considere estos consejos y opciones de diseño de planos de planta para vistas despejadas:
- Los paneles de discusión y las conferencias se benefician de un diseño de sala que incluye un estrado o escenarioo asientos de estadio.
- Asientos escalonados de modo que los invitados miren entre los hombros de las personas directamente frente a ellos en lugar de mirar hacia la parte posterior de sus cabezas.
- Asientos redondos o en forma de U con la ceremonia, el orador o manifestación situada en medio es una excelente opción para eventos más pequeños.
- poner espacio entre los asistentes y el orador o los recién casados. Más personas pueden ver cuando hay un pequeño búfer de espacio vacío entre la feliz pareja o los invitados al panel y la audiencia.
- Debería ser evidente, pero pantallas de video y pizarras debe ser grande y lo suficientemente alto para que las personas en la parte de atrás puedan ver tan claramente como las de adelante.
Consulte nuestra guía de distribución de salas de reuniones para ver ejemplos de disposición de mesas, sillas y escenarios:
4. Personalice el evento A/V para obtener un sonido excelente
Los diseños de equipos de audio son una elemento esencial de los planos de planta del evento, particularmente en lugares más grandes. Las mejores configuraciones de audio son discretas y personalizadas para las características específicas del diseño del evento, como techos bajos que impactan en la acústica, o alas o salas desbordadas que requieren altavoces dedicados.
Es importante destacar que el equipo de audio y los cables deben colocarse de manera que no creen peligros de tropiezos.
Además, preste atención a la ubicación y la configuración del micrófono de los músicos y cantantes en vivo. En eventos a gran escala, es posible que los músicos que se encuentran lejos de la acción apenas se registren con sus invitados, mientras que las bandas con amplificadores demasiado altos pueden convertirse en el foco del evento cuando deberían ser el acto de apoyo.
Consejo profesional: Siga el ejemplo del teatro y haga una prueba de sonido antes del evento para asegurarse de que todos puedan escuchar, pero no demasiado alto.
5. Haga que los invitados se sientan cómodos con más espacio para moverse
Más suele ser mejor cuando se trata de espacio entre mesas y sillas en un evento. Los invitados deben sentir que pueden empujar sus sillas y ponerse de pie sin molestar a los vecinos ni chocar con la gente detrás de ellos.
En los diseños de asientos tipo teatro, los invitados en el medio deben tener suficiente espacio para llegar al pasillo sin prácticamente sentarse en el regazo de extraños o golpear la espalda y los hombros de las personas en la fila frente a ellos.
Cree pasillos más amplios para que los proveedores de servicios de catering, el maestro de ceremonias, los artistas y los invitados especiales se desplacen fácilmente por la habitación.
6. Planifica rutas de alto tráfico
La gente se pasea por los eventos. Los asistentes encontrando sus asientos, los oradores subiendo al podio, los ganadores de los premios subiendo al escenario, las personas buscando los baños…los invitados están en constante movimiento.
Crear rutas para cada actividad a través del evento y aclarar las mejores rutas con instrucciones del personal del evento, señalización útil y diseños de salas intuitivos.
Consejos de distribución para que los invitados se muevan sin problemas durante los eventos:
- Lugar espacio extra entre las mesas cerca de las puertas de salida.
- Establezca una ruta clara entre los invitados de honor, los oradores o los galardonados y el micrófono o el escenario.
- Dar instrucciones a invitados especiales para que entiendan a dónde deben ir y cuál es la mejor ruta.
- Deja espacio alrededor de la pista de baile.
7. Concéntrese en los problemas de accesibilidad para garantizar el cumplimiento de la ADA
Los planos de planta de eventos accesibles son un imperativo legal y ético para los planificadores de eventos. Los problemas de accesibilidad en la planificación de eventos incluyen:
- Rampas para pasajeros en silla de ruedas
- Espacio en las mesas para invitados en sillas de ruedas o con equipo de apoyo médico
- Podio para traductores de lenguaje de señas americano
- Salidas accesibles
- Pasillos amplios para personas con sillas de ruedas, bastones y equipo médico de apoyo
- Ascensores para sillas de ruedas y ascensores al escenario
Consejo profesional: Ciertas ubicaciones históricas/antiguas no están obligadas a cumplir con todos los estándares de la ADA. Es importante comunicarse con los clientes acerca de las limitaciones del lugar para personas con discapacidades.
8. Mantenga las precauciones contra incendios y de seguridad en el radar
Los planos de los eventos deben priorizar la seguridad de los invitados y los empleados en todo momento, y los lugares deben cumplir con los códigos locales y contar con protocolos de seguridad.
Discutir las medidas de seguridad con los administradores del lugar, y desarrollar un ojo agudo para los problemascomo puertas de salida cerradas o bloqueadas, mala iluminación y peligros de tropiezos.
9. Optimice los diseños con el software de planos de eventos
Con un creador de planos de eventos, gran parte de lo anterior se convierte en un trabajo rápido. El software de diagramación de eventos y planos de planta permite que los lugares y los planificadores mapear diseños de eventos rápidamente mientras se ajusta a las líneas de visión, el flujo de multitudes y la comodidad.
Los diseñadores de eventos pueden usar el software de planos de planta para crear diseños personalizados desde cero, adaptar las plantillas existentes y cargar los arreglos existentes que ofrecen los lugares expertos en tecnología. Creador de planos de planta de ATARE permite maquetas 3D de diseños de eventos para recorridos virtuales y resolución temprana de problemas.
10. Haz un recorrido final antes del evento
Incluso si usa un software de diseño de planos de planta, es necesario un recorrido real del lugar cuando todas las mesas, sillas, cabinas y equipos para eventos están en sus lugares. Un recorrido en persona es la mejor manera de determinar si algo está fuera de lugar—lo cual es inevitable incluso con los diseños de distribución más detallados.
Es mucho para administrar, rastrear y verificar tres veces, pero los planos de planta pueden hacer o deshacer un evento. Integre las mejores prácticas anteriores en cada nuevo proyecto para crear planos de planta que sorprendan a los clientes y respalden el objetivo del evento.
¿Listo para obtener más información sobre cómo crear planos de planta para eventos?
Descubra qué conjuntos de salas de eventos son los más populares entre los planificadores de ATARE y las 5 razones por las que los planos de planta son la base de su evento. Luego, descubra seis formas de ser creativo con el software de representación de eventos.