Preparación de catering 101: por qué el diseño del espacio para eventos afecta todo

Cada gran evento que atiende requiere una planificación meticulosa para que se desarrolle sin problemas y con éxito. Una gran parte de la preparación de su catering debe ser diseñar visualmente el espacio del evento, para que usted, su personal y su cliente sepan exactamente a dónde ir y dónde estarán todas las piezas.

Después de todo, todo tiene su tiempo y lugar. Aún así, los pequeños detalles pueden cambiar en función de su evento y lugar, y cada uno de esos detalles debe incluirse en su plan. Así es como su estrategia puede adaptarse a una variedad de tipos de eventos y lugares populares. Hay una lista adicional de verificación de catering al final de esta publicación, ¡asegúrese de revisarla!

Consejo profesional: Los servicios de catering ya pasaron los días de mapear los diseños de las habitaciones con lápiz y papel. El uso de software colaborativo de diagramación de eventos puede ahorrarle toneladas de tiempo y dolores de cabeza mientras mantiene a todos en la misma página.

La preparación de su catering depende del diseño y el tipo de evento.

1. Banquetes

Desde bodas hasta ceremonias de entrega de premios y eventos benéficos, el diseño del banquete es un estilo de asiento popular para los planificadores de eventos y los asistentes. Por lo general, destinado a comidas sentadas, esta es su configuración clásica compuesta por varias mesas individuales con un grupo de personas en cada una.

Para los servicios de catering, este tipo de comida formal generalmente significa tener servidores. Es posible que pueda salirse con la suya sin tener servidores al optar por un buffet, pero debe tener en cuenta que hay muchos aspectos negativos en los buffets que otros estilos de servicio no encuentran, desde el control de las porciones hasta las líneas caóticas del buffet. Cuando tiene asientos estilo banquete con un estilo de servicio sentado, generalmente es mucho más eficiente.

Consejo profesional: Traza un mapa de quién se sentará dónde, identificando los asientos que pueden tener instrucciones especiales para las comidas o restricciones dietéticas. Si tiene una solución que utiliza para almacenar archivos en línea para eventos, puede extraer fácilmente plantillas anteriores y adaptarlas para reuniones en el mismo lugar.

2. Conferencias

Las conferencias vienen en todos los tamaños cuando se trata del volumen de asistentes. Los asientos generalmente se organizan con el objetivo de tener el centro y el frente de la sala como puntos focales. Los diseños de doble rectángulo o el diseño típico del salón de clases son la forma en que se organizan tradicionalmente los asientos para conferencias. Pero en los últimos años, el impulso de los asistentes para planificar reuniones y eventos más experienciales ha hecho que no pueda contar con estos estilos de asientos clásicos, lo que hace que sea aún más importante planificarlo de antemano.

Por lo general, con las conferencias, las personas no comen mientras se lleva a cabo el evento. Comerán antes, después o durante un descanso del evento. Dado que todos comen a la vez, es importante que diseñe un estilo de servicio que no se llene demasiado. Si los invitados no comen hasta después de la conferencia, lo más probable es que vea una carrera loca hacia su comida. Una forma de combatir esto en la preparación de su catering es considerar tener múltiples estaciones para que pueda dividir a la multitud.

Consejo profesional: Según una encuesta de IACC, muchos planificadores están comenzando a optar por un servicio continuo durante todo el día en lugar de horarios fijos para comer. Esta es una gran oportunidad de venta adicional para los servicios de catering y, de hecho, facilita el trabajo, ya que elimina el caos de la fiebre del almuerzo tradicional.

3. Eventos al aire libre

Los eventos al aire libre siempre presentan una oportunidad única para los servicios de catering. Por lo general, son eventos de gran volumen que tienen lugar en lugares como parques, playas o parques de diversiones y, a menudo, no tienen asientos fijos. Eso significa que el número de personas puede fluctuar entre lo que se espera y quién llega realmente.

Si está atendiendo un espacio solo al aire libre, primero querrá asegurarse de que su operación esté en un lugar sombreado. No querrás que tu comida se eche a perder antes de que termine el evento. También querrá considerar dónde establecer su operación de catering en relación con las principales atracciones del evento. Y si el evento cuenta con otros proveedores de alimentos, querrá posicionarse para captar la mayor parte de la atención.

Consejo profesional: Los eventos al aire libre suelen ser solo de pie, por lo que pueden llenarse fácilmente. Además, las personas se fatigan más cuando están al aire libre todo el día, por lo que querrá instalarse en un lugar de fácil acceso.

4. Eventos no tradicionales

Los lugares y eventos no tradicionales son cada vez más comunes en estos días. De hecho, es una de las tendencias de eventos a tener en cuenta para el próximo año, ya que AMEX Global Meetings Forecast predice un aumento del 3,8 % en la demanda de lugares no tradicionales. Las personas organizan sus eventos en acuarios, almacenes, estacionamientos, aeropuertos y otros lugares sorprendentes, y con estos tipos de lugares poco convencionales vienen diseños de salas poco convencionales.

Además, la disposición única de los asientos y el diseño general tienden a presentar sus propios desafíos únicos. Asegúrese de incluir todos estos desafíos, desde obstáculos hasta entradas poco ortodoxas, en el diagrama de su evento y compártalo con el personal como parte de la preparación del catering para el gran día.

Consejo profesional: es extremadamente importante que obtenga un recorrido por espacios únicos antes del evento para prepararse adecuadamente. Los espacios no tradicionales generalmente no están equipados para la preparación o el servicio de alimentos, por lo que es posible que requiera que traiga materiales adicionales.

Muchos planificadores están optando por un servicio continuo en lugar de horarios de comidas establecidos.
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Como proveedor de servicios de catering, la planificación del diseño de la sala siempre debe ser parte de su proceso de preparación. Puede afectar a su personal, sus resultados generales y la felicidad de sus clientes. Cada tipo diferente de distribución de asientos que usted y su equipo encuentren debe tener su propio conjunto de procedimientos sobre cómo operar. Al mapear estos matices específicos con anticipación, estará listo para enfrentar casi cualquier evento.

Los 5 elementos que deben estar en cada lista de verificación de catering

1. Contrato detallado y firmado

Uno de los primeros elementos de su lista de verificación de catering debe ser un contrato detallado y firmado. ¿Qué se debe incluir en un contrato de catering? Debe incluir su menú, una lista clara de tareas esperadas, un plano detallado del evento y un desglose de los eventos del día. Una vez que haya verificado una y otra vez su contrato, es importante que usted y su cliente firmen el contrato final. Créeme: nunca puedes ser lo suficientemente detallado para un evento. Esto no solo lo ayuda a cubrir todas sus bases, sino que también mantiene informados incluso a los clientes más desorganizados.

2. Necesidades especiales y restricciones dietéticas

Los siguientes elementos de la lista de verificación de catering son necesidades especiales o restricciones dietéticas. Es posible que un planificador de eventos no siempre conozca las restricciones dietéticas desde el principio, por lo que es una buena idea poner estas necesidades en su radar con anticipación. Los asistentes con necesidades especiales, como restricciones dietéticas, no quieren ser una carga para su anfitrión, pero nunca escuché a un vegetariano quejarse cuando recibe una comida especialmente diseñada en lugar de un plato de pasta.

Esta categoría también se extiende a necesidades como la habitación de una madre o la accesibilidad para invitados al evento con una discapacidad. Los eventos pueden ser un gran costo de bolsillo para un asistente y cuando su anfitrión puede extender un toque especial, será de gran ayuda.

3. Hoja de contacto del proveedor

Si bien usted puede ser el proveedor de referencia para el evento, habrá varias personas que ayudarán a que el evento se una. Si está ayudando a planificar un evento, es importante elaborar una lista de proveedores, la hora de llegada al evento y el día de la persona de contacto con un número de teléfono para cada empresa. No es raro que un proveedor se pierda, deje los artículos en el lugar equivocado o esté en una línea de tiempo diferente. Esta lista lo ayudará a estar preparado para apagar cualquier incendio sin alarmar a su cliente.

4. Recorrido por el lugar

Ya sea que esté trabajando en un lugar por primera vez o por quincuagésima vez, es importante programar tiempo para recorrer el flujo del evento con su cliente en el lugar. La creación de un diagrama de eventos puede ayudarlo en su recorrido y eliminar cualquier confusión en sus comunicaciones. Porque seamos realistas: nadie quiere reorganizar todas las mesas a la mitad de la configuración. Esto también lo ayudará a confirmar que tiene suficiente espacio para los elementos que está contribuyendo al evento, como ese carrito de crianza de plátanos.

En pocas palabras: el 65% de la población son aprendices visuales, por lo que no querrás perder un cliente porque no puede imaginar su evento antes de que suceda.

Un diagrama de eventos puede ayudar en el recorrido de su lugar y eliminar la ambigüedad de la comunicación.
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5. Expectativas posteriores al evento

Un elemento de la lista de verificación de catering que a menudo se olvida es lo que sucede después del evento. A veces, su enfoque puede estar tan sintonizado con el evento que puede pasar por alto los detalles finales. ¿Quién se encargará de llevar los centros de mesa a casa? ¿Qué pasa con los detalles de la limpieza del lugar? Nada puede arruinar un evento perfecto más rápido que perder la parte superior del pastel de su cliente u obligarlo a pagar una tarifa porque no limpió la cocina correctamente. No dejes que un pequeño detalle borre tus críticas favorables.

A menudo se le pide a un proveedor que se ponga algo más que un sombrero de chef en el transcurso de la planificación de un evento. Por lo general, somos los primeros en llegar al lugar y los últimos en irnos. Así que puedes imaginar que en el transcurso del día tendremos mucho más que servir comida deliciosa. En lugar de un sombrero de chef, es posible que un proveedor de catering deba convertirse en un mago sacando todos los trucos de su sombrero para garantizar el éxito del evento. Y ningún evento es perfecto o 100% libre de estrés. Pero si comienza con esta lista de verificación de catering y la personaliza según sus necesidades, estará en el camino correcto hacia el éxito.

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¿Todavía tiene algunas preguntas sobre la preparación de catering?

¿Cómo te preparas para una fiesta de catering?

Como planificador de eventos, si está contratando un servicio de catering, la forma más importante en que puede prepararse para un evento con servicio de catering es configurar su diseño de la manera más óptima para que los asistentes obtengan alimentos y bebidas de tal manera que tenga sentido en el contexto de su evento.

¿Qué necesitas para la restauración?

Esto varía con cada evento, por lo que es crucial que trabaje junto con un servicio de catering para determinar quién proporcionará qué para un evento.