Producción de eventos: todo lo que necesita saber

¿Sabía que los coordinadores de producción de eventos ganan entre $33 000 y $64 000 al año? ¡Es cierto!

Descubre qué más necesitas saber sobre la producción de eventos en esta completa guía sobre el tema. Responderemos a las preguntas más frecuentes sobre producción de eventos.

10 cosas que debes saber sobre la producción de eventos

1. ¿Qué es la producción de eventos?

La producción de eventos y la planificación de eventos son dos campos que se superponen. En muchos sentidos, la producción de eventos es realmente algo completamente propio. Una de las cosas que debes saber sobre la producción de eventos es que no puedes tener un diseño de evento completamente realizado sin ayuda de estos expertos.

La producción de eventos incluye todos los detalles mayores y menores involucrados en hacer de una ocasión una verdadera experiencia. Ya sea una reunión íntima de familiares y amigos o una velada corporativa, la producción de eventos se encarga de transformar su común y corriente se reúnen en un asunto mágico.

Y deben hacerlo a tiempo, dentro del presupuesto y en colaboración con un planificador de eventos (la mayoría de las veces).

2. ¿Qué hace una productora de eventos?

Cuando la mayoría de la gente piensa en las empresas de producción de eventos, a menudo se imaginan a las personas que montan los escenarios y colocan los micrófonos en los eventos. Y si bien eso puede ser cierto en algunas ocasiones, normalmente se espera que una empresa de producción de eventos planificar, coordinar y supervisar el evento, incluido lo siguiente:

  • Transformar el entorno dado para reflejar los objetivos del planificador y el tema del evento.
  • Alquilar y configurar plataformas de iluminación, accesorios y cualquier posible espectáculo de luces.
  • Ajuste de los niveles de sonido y música para mejorar el ambiente de fiesta
  • Encontrar formas de evocar ciertos estados de ánimo dentro del espacio o espacios.
  • Agregar una sensación de ambiente teatral para eventos dramáticos (como exhibiciones de arte en mansiones históricas)
  • Garantizar que todo transcurra sin problemas desde el montaje hasta el desmontaje

Como probablemente ya sepa, la producción de eventos se trata de mezclar lo creativo con lo práctico. A menos que sean altamente especializadas, las empresas de producción de eventos trabajan constantemente con una variedad de tipos de eventos, desde lugares de alto nivel hasta lugares asequibles y planificadores. Esto significa que nunca dos eventos que ejecuten serán verdaderamente iguales.

También tienen niveles de responsabilidad cambiantes. Las empresas de producción de eventos pueden ser responsables de todo el evento desde la concepción hasta la realidad. O podrían ser contratados únicamente para llevar a cabo el evento que los planificadores establecieron una imagen para la juerga. De cualquier manera, son una valiosa adición. a cualquier equipo de planificación de eventos extra especiales.

La producción de eventos incluye todos los detalles mayores y menores involucrados en hacer de una ocasión una verdadera experiencia.
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3. ¿Cuáles son los beneficios de trabajar con una productora de eventos?

Esto es solo una muestra de lo que una empresa de producción de eventos promedio puede hacer por usted:

  • Ayudan a que los eventos se desarrollen sin problemas.
  • ellos arreglan todo lo que necesitasCuándo lo necesitas.
  • Construirán un plan de gestión estratégica que cubra el evento de la A a la Z.
  • Actúan como un segundo par de ojosasegurándose de que todo lo planificado se tenga en cuenta.
  • Evalúan y brindan retroalimentación sobre la logística del evento.
  • Organizan, contratan o coordinan el personal y el equipo adecuados para el evento.
  • Ellos supervisar la seguridad.
  • Evalúan las necesidades de transporte y anticipar la ubicación o los problemas de viaje para invitados.
  • Se aseguran de que el evento coincida con las necesidades y los deseos de los clientes tanto como sea posible.
  • se les ocurre planes de respaldo en caso de que ocurran cosas como mal tiempo o cortes de energía.
  • Brindan un excelente servicio.
  • Usan herramientas como software de diagramación de eventos para prepara tu evento para el éxito.
  • Tienen una sólida red de proveedores experimentados y de alta calidad.
  • Le ayudan a maximizar su presupuesto de manera creativa.
  • Tienen experiencia junto con los planificadores de eventos.
  • ellos típicamente tener conexiones a emocionantes opciones de entretenimiento disponibles para su evento.

Obviamente, hay muchos beneficios al contratar una empresa de producción de eventos. Sin embargo, debe averiguar si puede pagarlos en primer lugar.

4. ¿Cuánto cuesta la producción de eventos?

Es cierto que la producción de eventos es uno de los elementos presupuestarios más caros para eventos. En última instancia, el lugar del evento, la lista de invitados y las actividades determinarán el costo total.

La buena noticia es que una compañía de producción de eventos con experiencia puede trabajar con casi cualquier presupuesto. Y serán realistas con usted en términos de lo que puede o no puede pagar. Como mínimo, es siempre vale la pena establecer una consulta y obtener su opinión. Lo más probable es que hayan trabajado con eventos como el suyo antes y, si algo parece un poco demasiado cielo, es probable que lo hagan. sugiera algunos económicos alternativas.

Debido a que ser consciente del presupuesto es parte de la descripción de su trabajo, puede contar con un equipo de producción de eventos para asegurarse de que cualquier contratiempo o cambio de última hora se complete a tiempo. También se asegurarán de que esté dentro de las limitaciones financieras dadas, lo que le da una cosa menos de qué preocuparse en general.

Dicho todo esto, reserve aproximadamente entre el 8 y el 10 % del presupuesto de su evento para contratar a su equipo de producción de eventos. Luego, reserva el 14 % para equipos de iluminación y A/V, el 7 % para decoración de habitaciones, el 4 % para materiales impresos y aún más para otras actividades relacionadas con la producción. ¡Gastar más de un tercio del presupuesto de su evento en producción es una inversión que vale la pena!

Esto es especialmente cierto si está buscando crear una experiencia verdaderamente notable para sus asistentes.

5. ¿Cómo son los contratos de producción de eventos?

Los contratos de producción de eventos describirán lo que suelen hacer los contratos de proveedores de eventos más básicos: quién está involucrado, el objetivo del evento, qué servicios puede esperar que brinden, etc.

Pero para este nicho de eventos, también puede esperar encontrar cosas como el lenguaje en torno a las responsabilidades de la producción hacia todas las opciones creativas y prácticas del lugar del evento. No, no tendrán la última palabra, pero deberían contribuir con la mayoría de las ideas de diseño del proyecto.

También puede encontrar que el contrato de producción de eventos dice que la compañía de producción de eventos es responsable del personal del evento, que incluye (pero no se limita a): catering, servidores, cantineros, seguridad, valet e incluso artistas escénicos.

Consulte este ejemplo de una plantilla de acuerdo de gestión de eventos. Es un buen punto de partida para las empresas de producción de eventos y una referencia útil para los planificadores de eventos. Solo para que sepas qué esperar.

6. Coordinador de producción de eventos: ¿quiénes son y qué hacen?

Algunos planificadores de eventos crean una visión y un plan detallado para un evento y luego dejan el resto en manos del equipo de eventos. Los coordinadores de producción de eventos, por otro lado, tomarán esos planes (o crearán algunos propios) y se asegurarán de que se cuide hasta el último detalle.

Cuando se habla de planificación de eventos frente a coordinación, es importante tener en cuenta que no todos los eventos necesitan ambas cosas. Pero algunos eventos pueden necesitar un planificador de eventos y múltiples coordinadores de eventos. Según los objetivos y requisitos específicos de su eventodebería ser bastante obvio el tamaño del equipo que necesitarás.

Al final del día, su coordinador de producción de eventos será como el capataz de una obra: delegar tareas, dar seguimiento al aseguramiento de la calidad y perfeccionar cada componente del plan maestro.

De hecho, los expertos a menudo recomiendan que los aspirantes a planificadores de eventos comiencen como coordinadores de producción de eventos.

Más adelante, cuando sea un planificador de eventos completo, puede aprovechar su experiencia para convertirse en un mejor colaborador del equipo. También tendrás más confianza en tus diseños.y obtenga una idea firme de lo que cada componente del evento requiere de su equipo en términos de cronograma y presupuesto del evento.

7. ¿Cuál es la diferencia entre un coordinador de producción de eventos y un productor de eventos?

Estos términos parecen algo intercambiables. Y la empresa de producción de eventos que contrate podría asignar solo uno o ambos a su evento. Estas son las responsabilidades de cada rol:

Productores de eventos

  • Realice la investigación necesaria para determinar las necesidades de su mercado objetivo y la mejor manera de adaptar la experiencia a sus intereses.
  • Investigar los temas del evento y su viabilidad en el mercado, incluidos eventos relacionados con la competencia y la demanda de la industria para este tema.
  • Crear el formato y contenido del evento a la medida de la información que obtuvieron durante la fase de investigación.

Coordinadores de producción de eventos

  • Manejar equipos de personas que físicamente lleven a cabo la visión del evento.
  • Tome decisiones creativas dentro del formato, el contenido y la información presupuestaria del evento.
  • Cree elementos para eventos que sean tanto prácticos como imaginativos, asegurándose de planificar y llevar a cabo cada paso del proceso hasta la finalización del evento.

En pocas palabras, los productores de eventos manejan la estrategia de planificación analítica y de macroeventos, mientras que los coordinadores de producción de eventos trabajan dentro del esquema del plan del productor, completando los espacios en blanco con la resolución de problemas inventivos y procedimientos prácticos paso a paso.

Si tiene un planificador de eventos en su equipo, es posible que no necesite un productor de eventos. Sin embargo, si su planificador de eventos está sobrecargado de trabajoasumiendo un proyecto que nunca han hecho antes, o simplemente necesita a alguien con quien compartir ideas, un productor de eventos sería una adición muy valiosa al proceso de planificación.

8. ¿Cómo encuentro las mejores empresas de producción de eventos cerca de mí?

Los mejores lugares para encontrar empresas de producción de eventos examinadas en su área junto con reseñas de clientes reales incluyen cada una de las siguientes plataformas:

  • Chinche. Este sencillo buscador te permite buscar empresas de producción de eventos en o cerca de su código postal. Sus resultados mostrarán una instantánea de su calificación de estrellas, cuántas reseñas tienen actualmente, cuántos años han estado en el negocio y un costo estimado por hora.
  • Gañido. No solo para restaurantes y médicos, publica Yelp una lista de los 10 mejores de cualquier tema que se te ocurra en tu zona. Actualizan esta lista cada mes. Estas listas incluyen empresas de producción de eventos y servicios de eventos.
  • embrague.co. El embrague fue creado específicamente para ayudándote a encontrar profesionales B2B. Puede buscar profesionales de marketing de eventos en cualquier ciudad importante. Le mostrará su información básica, junto con un práctico gráfico que ilustra sus enfoques comerciales relativos (y qué porcentaje de sus servicios dedican a cada uno).

También encontrará que los motores de búsqueda como Google están repletos de empresas de producción de eventos SEO-hip para cualquier ciudad en la que se encuentre, por lo que sus opciones son prácticamente infinitas.

Cuando finalmente reduzca sus opciones, asegúrese de consultar estas 7 preguntas para hacerle a una compañía de producción de eventos.

9. ¿Qué debo esperar de una productora de eventos?

Aunque ya se ha mencionado varias veces, vale la pena repetirlo: tu productora de eventos se encarga de llevar el evento de tus sueños y convertirlos en una realidad, a tiempo y dentro del presupuesto.

También deben ser muy bien informados, experimentados y organizados. Si tienen un equipo de personal de eventos capacitado, debe quedar claro quién es su persona de contacto y cómo se comunicará a lo largo del proyecto.

Su contrato debe delinear claramente las responsabilidades de ambas partes y hacer que sus honorarios anticipados sean muy claros. Y también debe esperar que planifiquen un evento informativo con su equipo y/o clientes una vez que todo haya terminado.

10. ¿Qué servicios no cubren las empresas de producción de eventos?

A estas alturas, parece que una empresa de producción de eventos es su opción para todo lo relacionado con eventos. Pero hay algunas limitaciones a su magia de eventos que debe tener en cuenta antes de firmar cualquier contrato. Por ejemplo, no ayudan con las actividades relacionadas con las ventas o el marketing, incluida la venta de boletos, la recaudación de dinero para eventos de recaudación de fondos o la publicación en las redes sociales de su marca.

Esto puede parecer obvio, pero cuando considera que cosas como configurar pantallas de pared de redes sociales en vivo son parte de la descripción del trabajo de una empresa de producción de eventos, algunas áreas pueden ponerse un poco grises.

Otro ejemplo sería la transmisión en vivo. La empresa de producción de eventos puede ayudar a planificar, configurar y ejecutar la transmisión en vivo de un evento, pero su equipo de marketing será, en última instancia, responsable de almacenar ese metraje y reutilizarlo para otras campañas en el futuro.

En general, comprender el valor y el papel que desempeña una empresa de producción de eventos en el gran esquema de su evento es una parte importante de su educación continua en esta industria.

Si es un coordinador de eventos en ciernes, es posible que también le interesen estos consejos de planificación de eventos y este software de planificación de eventos gratuito.