Sabiduría de los miércoles: Cómo diseñar un concepto de evento inolvidable

Cree un concepto de evento del que los asistentes hablarán durante meses gracias a una combinación de estrategia y creatividad. En este artículo, explicaremos cómo hacer exactamente eso, junto con un montón de ejemplos e ideas inspiradoras

Pero primero, ¿qué es el diseño de un evento?

El diseño de un evento es el aspecto y la sensación de un evento. Aspectos como la decoración, la disposición del lugar y el tema desempeñan un papel en el diseño de un evento

¿Y qué es el estilo de un evento?

El estilo del evento se refiere a todos los aspectos visuales de un evento, incluyendo cosas como la iluminación, las flores y los manteles. Como puede adivinar, un estilista de eventos se encarga de dar vida a estos elementos. Por lo general, seguirán la visión del diseñador del evento y harán todo lo posible para asegurarse de que su trabajo se alinea con los deseos del cliente también

Las principales diferencias entre el diseño de eventos y el estilismo de eventos son que los diseñadores de eventos se centran en crear una estética general de un evento y se ciñen principalmente a las ideas generales. Y un estilista de eventos, en cambio, crea y ejecuta los detalles de esa visión. A menudo, su trabajo consiste en diseñar no sólo el lugar de celebración, sino también la comida e incluso los asistentes destacados (como las fiestas nupciales o los conferenciantes invitados) o el personal

La diferencia entre el tema y el concepto de un evento

El tema de un evento es la gran idea que subyace a toda la fiesta. A menudo implica el tono general, la estructura y los objetivos del evento. El concepto de un evento suena parecido, pero es claramente único. Por definición, el concepto de un evento son los detalles y elementos que conforman los aspectos prácticos del propio evento

Por ejemplo, si el diseñador del evento decide hacer un tema luau, es el trabajo del estilista del evento para averiguar qué actividades se llevarán a cabo, qué elementos de decoración que van a necesitar, y básicamente todo lo que se necesita saber para organizar el evento

Unirlo todo: Los diseñadores de eventos dedican más tiempo a idear el tema general del evento, mientras que los estilistas se centran en el concepto del evento (es decir, en darle vida al tema)

Cómo diseñar el tema de un evento en 4 sencillos pasos

Independientemente del tipo de evento (corporativo, privado, etc.) que esté diseñando, siga cada uno de estos útiles pasos

1. Tenga objetivos concretos y detallados para el evento, así como un sistema para medir el retorno de la inversión

Esta es la base sobre la que se construyen todas las decisiones sobre el tema del evento. De lo contrario, sólo estará eligiendo temas de eventos al azar que suenen divertidos. En lugar de ello, asegúrese de que usted y su empresa o sus clientes están de acuerdo en por qué este evento es importante, para empezar

Las conferencias como la MozCon tienen como objetivo educar a los vendedores sobre lo último en SEO, móvil y otros tipos de publicidad digital. El evento consolida el estatus de la marca como experta en marketing digital a la vez que impulsa las ventas de sus herramientas y software de SEO. Para apoyar este objetivo, el tema del evento elegido por MozCon es una fiesta tecnológica de gran energía (lo que hizo que al menos uno de los asistentes anteriores lo comparara con montar en Space Mountain en Disney).

El tema de tu evento también debe tener esa clara visión: algo que se ajuste a la marca, a los objetivos del evento y a los gustos del público, todo al mismo tiempo

2. Conozca a su público

La mejor manera de identificar a su público objetivo para un evento es analizar los datos que pueda tener sobre los asistentes de eventos anteriores. Las encuestas, los índices de venta de entradas e incluso las acciones en las redes sociales pueden ayudarte a descubrir pistas sobre sus gustos y aversiones. Busque patrones y haga una lista de los elementos que puede querer remezclar en este nuevo concepto de evento

Si no tienes datos de los asistentes a eventos anteriores, siempre puedes intentarlo

  • Analizar los datos demográficos clave de la competencia
  • Buscando ideas en otros eventos similares del sector
  • Y enviando una encuesta a los seguidores de las redes sociales o del boletín informativo

3. Recopilar información sobre tus posibles asistentes para conocer mejor sus intereses, gustos y objetivos personales

Los datos son su mejor amigo. Busque cifras y patrones en todos los recursos disponibles. Utiliza la analítica web, el rendimiento de la venta de entradas y las encuestas a los asistentes para conocer mejor los deseos y necesidades de tu público

Una de las últimas tendencias en marketing para 2019 y más allá es la planificación dirigida por las personas. Este enfoque se basa en los comentarios del público para determinar los presupuestos de los eventos, los mensajes e incluso el tipo de eventos que organizan

En comparación con las antiguas formas de pensar (cuando la planificación de cada dólar y actividad antes de la Q1 de un nuevo año envió a los organizadores de eventos de todo el país a un frenesí durante la temporada de vacaciones), esta idea de ir con la corriente y permitir que las audiencias prácticamente tomen decisiones por usted es bastante radical

4. Elija un lugar de celebración que apoye sus objetivos y atienda a su público objetivo

El lugar de celebración del evento determina la mayor parte del aspecto y la sensación que tendrá el mismo, lo que facilita la elección del tema. En los últimos años incluso ha aumentado la demanda de lugares de celebración no tradicionales. Por ejemplo, si el tema de su evento se dirige a los asistentes jurídicos que necesitan ayuda para establecer relaciones de equipo, puede considerar la posibilidad de elegir una sala de escape o una pista de voleibol cubierta para su lugar de celebración, algo que les ayude a establecer relaciones fuera de la oficina

Cómo diseñar el concepto de un evento en 3 sencillos pasos

Ahora que hemos aclarado cualquier confusión sobre todos los términos relevantes y nos hemos sumergido en el proceso de diseño de eventos, es el momento de aprender las mejores prácticas para la creación de un concepto de evento. Utilice estas ideas para inspirarse y sorprender a sus asistentes

1. El mapa del viaje del asistente

Póngase en la piel de su público y considere el concepto de su evento a través de los ojos de los asistentes. Al crear un mapa de viaje de los asistentes, podrá averiguar por qué los participantes se sentirían motivados a asistir, cómo sería más probable que lo descubrieran y cómo podría utilizar el concepto de su evento para impulsar la asistencia. A veces, lo único que necesita un asistente potencial para hacer clic en el botón de inscripción es un concepto de evento nuevo

2. Elegir el punto focal del evento

Esta atracción principal será el centro de todas las demás ideas, trucos y estrategias del concepto del evento. Una vez que lo hayas elegido, habrás hecho más de la mitad del trabajo duro necesario para conseguir un concepto de evento impresionante

3. Cómo tener en cuenta a los socios y patrocinadores

Comunícate bien con los socios y patrocinadores viendo el evento desde su perspectiva y comprendiendo qué información es más relevante para ellos. Por ejemplo, un patrocinador de la conferencia estará más preocupado por sus pancartas y señalización que por el servicio de catering que hayas elegido

Por tanto, comunique sólo la información más importante y relevante para cada parte. Céntrese en las 3-5 áreas del evento que más afectan a los objetivos de su parte interesada. A continuación, pregunte a la parte interesada qué áreas le interesan más. Obtendrán la información que necesitan y usted se asegurará de que cada decisión sea tomada sólo por las partes más relevantes

La mejor manera de negociar con las tres partes que toman las decisiones (clientes, diseñadores y partes interesadas) es proponer un concepto de evento que

  • Ayuda a todos a alcanzar su objetivo
  • Permite que cada marca se mezcle de forma cohesionada
  • Es lo suficientemente único como para captar la atención del público objetivo de todos
  • Satisface las expectativas estéticas de todos los implicados

Y por último, pero no por ello menos importante, asegúrese de consultar estas 5 preguntas que debe hacerse al crear un concepto de evento

Ahora, es el momento de sumergirse en algunas de las últimas y mejores tendencias e ideas sobre conceptos de eventos que puede utilizar para que su próximo proyecto sea un gran éxito

6 formas eficaces de sorprender a los asistentes con el concepto de su evento

He aquí algunas ideas de conceptos de eventos muy eficaces que entretendrán, sorprenderán y deleitarán a los asistentes

1. Lugares de reunión

Estamos a punto de entrar en los locos años 20 – ¡de nuevo! ¿Qué mejor manera de celebrarlo que recuperando algunos temas súper divertidos de la época? Esta tendencia de concepto de evento se basa en tener un público aventurero, gente que está totalmente dispuesta a registrarse y recibir una dirección (y una clave secreta, por supuesto) apenas unas horas antes del evento. Desde recepciones de bodas hasta fiestas en la oficina, esta versátil idea añade un poco de misterio e intriga a cualquier tipo de evento

2. Maratones de inteligencia

Básicamente, cualquier cosa que se haga normalmente en un evento puede convertirse en un maratón si se hace durante el tiempo suficiente Al menos ese es el lema de la mayoría de los eventos tecnológicos, como los hackathones y los editathones. Pero en realidad este concepto puede aplicarse a casi cualquier otro objetivo de un evento

Por ejemplo, digamos que el objetivo de tu evento es reunir una red de clientes con ideas afines para formar una comunidad de fans de por vida. Para ello, podrías crear un athon de encuentro y saludo, en el que todos los asistentes a la conferencia tienen que presentarse a todos los demás. Y nos referimos a todo el mundo. Incluso puedes incorporar la aplicación de tu evento para facilitar el proceso.

3. Periodos en blanco

¿Recuerdas cuando mencionamos que este año dejarás que tu público tome algunas de las decisiones de tu evento? Pues no es de extrañar que los periodos de pizarra en blanco también se hayan vuelto tan populares. Los periodos de pizarra en blanco son bloques enteros de la agenda del evento que se dejan intencionadamente vacíos. Los asistentes pueden inscribirse para asistir a estos bloques y, cuando lleguen al lugar designado, trabajarán juntos en grupos para proponer ideas sobre cómo les gustaría pasar el tiempo. Los facilitadores pueden ayudar a poner en marcha el proceso o a mantener a la gente dentro del tema, pero la mayor parte de los asistentes pueden ser tan creativos como quieran

Al igual que en el periodo libre para adultos, pueden relacionarse directamente entre ellos, pasar el tiempo como quieran y ampliar sus redes de contactos de una forma que la mayoría de los eventos no les permitirían

Por ejemplo, supongamos que organizas un seminario de un día sobre liderazgo en ventas. Durante el periodo de pizarra en blanco, los grupos de asistentes pueden optar por repasar lo que han aprendido hasta el momento o aconsejarse mutuamente sobre cuáles son sus mayores puntos débiles en este ámbito. O pueden participar en divertidos ejercicios de creación de equipos que se basen en los conceptos presentados en las conferencias de la tarde

4. Sólo con invitación

¿Quiere que todos los asistentes al evento se sientan como un VIP? Entonces utilice este concepto de evento de moda para su próxima reunión. La idea es sencilla: sólo pueden asistir aquellos que hayan recibido la entrada dorada (o por correo electrónico). Es una forma estupenda de hacer que esos pocos elegidos se sientan especiales, maximizar los índices de asistencia y reforzar las relaciones con los socios o clientes más importantes de su marca

5. Mezcle los negocios con el placer

Hoy en día se habla mucho de las funciones corporativas no tradicionales, lo que explicaría por qué empresas como Wanderlust están utilizando este concepto de evento como excusa para organizar retiros de mindfulness y conciertos en directo con gran asistencia. Esta tendencia de eventos consiste en dejar de lado el trabajo e involucrar a los asistentes en actividades que ya les gusta hacer en su tiempo libre. Las experiencias de alto valor como las que ha programado Wanderlust son especialmente efectivas, por varias razones

  • Algunos profesionales no tienen tiempo o capacidad para tomarse vacaciones, disfrutar de actividades de ocio o participar en aficiones fuera de la vida cotidiana. Por eso este concepto de evento sería especialmente atractivo: pueden divertirse mucho mientras siguen estando técnicamente en una función laboral
  • Los eventos centrados en el ocio promueven una mayor salud holística, pueden dar lugar a una mayor creatividad y presentan más oportunidades para que los asistentes establezcan conexiones duraderas
  • Son más fáciles de comercializar: ¿quién no querría hacer una excursión en kayak o visitar un parque temático?

6. Pop-Ups sorpresa

El misterio y la intriga es un gran tema general en las tendencias de conceptos de eventos de 2019, por lo que tiene sentido que este tipo de experiencia tenga una gran demanda. El beneficio adicional de acoger un pop-up sorpresa es el hecho de que puede añadirse a cualquier evento que ya tengas en marcha, sin importar que sea de última hora. Y aunque no podrá comercializar la sorpresa con exactitud, sí puede informar a los asistentes de cuándo y dónde tendrá lugar ese minievento especial

He aquí algunas ideas de pop-ups sorpresa que puede incluir en su próximo evento

  • Conocer a las celebridades del sector. Los asistentes a Coachella que se pasaron por el stand de BMW en el evento de este año pudieron conocer y saludar al DJ Khalid
  • Viajes por el carril de los recuerdos. La nostalgia por los años 80 y 90 es muy fuerte (como demuestran las últimas películas de Pokemon y la temporada de Stranger Things). Las experiencias inesperadas que devuelven al público a estas épocas de su vida pueden ser una herramienta muy poderosa para generar el ROI del evento. Por ejemplo, el estreno de la película Where the Wild Things Are (Donde viven los monstruos) creó una tienda sorpresa con artículos coleccionables y oportunidades para hacerse fotos que sacaron al niño que llevan dentro todos los asistentes

En definitiva, una experiencia pop-up sorpresa puede ser justo el factor sorpresa que su concepto necesita para hacer que el evento sea extra especial

Ahora está listo para crear conceptos y diseños de eventos memorables

¿Cree que ya ha aprendido a crear conceptos y diseños para eventos? Si es así, debería aprender qué KPIs clave del evento debe tener en cuenta o cómo la integración de los datos del evento puede resolver los mayores misterios del ROI del evento