Un administrador de eventos supervisa el diseño, la configuración y la ejecución de eventos que reúnen a las personas. Estos eventos pueden ser desde pequeñas reuniones de redes con unas pocas docenas de invitados hasta conferencias a gran escala con miles de asistentes durante varios días, y todo lo demás.
Independientemente de su alcance, la gestión de eventos siempre es un esfuerzo centrado en las personas. Su objetivo es garantizar que las personas aprovechen al máximo un evento determinado, y trabaja en estrecha colaboración con las personas para lograr ese objetivo.
Siga leyendo para saber qué hace que la gestión de eventos sea una carrera gratificante (¡si es una persona sociable!), las habilidades esenciales de un gerente de eventos exitoso y los secretos del éxito de los mejores profesionales.
¿Qué es la gestión de eventos?
La gestión de eventos es una profesión de gestión de proyectos centrada en todos los aspectos de los eventos, desde la elección de una ubicación hasta el seguimiento de la satisfacción de los invitados.
¿Cuál es la diferencia entre el rol de un administrador de eventos y el de un planificador de eventos?
En su mayor parte, estos títulos de trabajo son sinónimos. Cualquier diferencia que exista entre los roles se reduce principalmente a cómo las empresas y los profesionales de eventos definen los puestos por sí mismos. Por ejemplo, algunos pueden definir a los administradores de eventos como personas que trabajan solo en eventos a gran escala o que manejan las tareas del día del evento más que la planificación previa al evento.
Pero, cuando busca ambos términos en LinkedIn u otras bolsas de trabajo, muchos de los mismos puestos aparecen en los resultados, al igual que los trabajos de «diseñador de eventos». Además, la Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU. coloca todos estos puestos en la categoría ocupacional única ‘Planificadores de reuniones, convenciones y eventos’.
¿Cuáles son las etapas del proceso de gestión de eventos?
Hay cinco etapas básicas de gestión de eventos, aunque cada paso contiene varias tareas. Además, los administradores de eventos ocupados suelen estar en diferentes etapas para numerosos eventos en un momento dado.
Etapa 1: Investigación, establecimiento de metas y evaluación de viabilidad
Tanto si es un administrador de eventos corporativos interno como si dirige una empresa de gestión de eventos que trabaja con varios clientes, la primera etapa es definir el objetivo de su evento y evaluar la viabilidad del mismo. En muchos casos, esto parecerá evidente. El objetivo general del evento es recaudar fondos para una nueva ala de la biblioteca, celebrar el vigésimo aniversario de una empresa o lanzar un nuevo producto.
Pero es esencial ser más granular. Aquí hay algunas cosas para preguntarle a su cliente o discutir con su equipo interno:
- Para eventos de empresa: ¿Cuál es el caso de negocios? ¿Presentaréis un producto o varios? ¿Habrá un componente educativo?
- Para organizaciones sin fines de lucro: ¿Cuál es el objetivo específico de recaudación de fondos? ¿El evento es exclusivamente para donantes a largo plazo? ¿El evento coincidirá con una nueva exposición?
- Para las entregas de premios: ¿Debería el F&B ocurrir durante la ceremonia o después? ¿Debería ser una hora de cóctel de pie o una reunión sentada?
- Para eventos de networking: ¿Quieres mejorar el sentido de comunidad dentro de una organización? ¿Quieres que los invitados se unan a un nuevo grupo profesional de Facebook?
- Para eventos sociales: ¿Es un evento formal o relajado? ¿Qué tipo de música debería haber para que todos los invitados se lo pasen en grande?
Esta primera etapa también debe incluir una evaluación de viabilidad del evento, lo que significa establecer un presupuesto para el evento y determinar si se alinea con el objetivo del evento. Por ejemplo, una organización sin fines de lucro puede enterarse de que no tiene las reservas financieras para una recaudación de fondos de gala. En este caso, la organización sin fines de lucro puede posponer la gala por un año y en su lugar organizar un festival de camiones de comida de bajo costo con un elemento de recaudación de fondos.
Etapa 2: elige tu tema y diseña el evento
A continuación, los administradores de eventos diseñan el evento para cumplir con los objetivos especificados. Aquí es donde se enfoca el bosquejo aproximado de su evento.
- ¿Qué ocurrirá durante el evento?
- ¿Quién actuará/hablará/enseñará?
- ¿Cuándo y dónde ocurrirá esto?
- ¿Cuál es el diseño planificado de mesas, sillas, escenarios, podios y F&B?
- ¿Cuál es el estilo planificado del entorno, el telón de fondo y otros elementos del evento? (¿Moderno, tradicional, romántico, steampunk, rústico?)
Este es un proceso creativo que puede incluir diseño de color, sonido e iluminación para galas y otros eventos más teatrales y centrados en la actuación. Para eventos profesionales, la atención se centrará en establecer cronogramas y actividades de seminarios, letreros de marca y artículos promocionales, y decidir sobre posibles oradores.
Los administradores de eventos y sus equipos a menudo colaboran en herramientas de servicios de eventos digitales como ATARE para que todos entiendan la trayectoria de planificación y puedan señalar cualquier problema que surja desde el principio.
Etapa 3: Centrarse en los detalles para un evento exitoso
Una vez que el administrador del evento y su equipo establecen una visión para el evento, pasan a los detalles. Esta etapa comprende la mayor parte del proceso de gestión de eventos y puede incluir lo siguiente (según el tipo de evento):
- Envío de RFPs a sedes y proveedores.
- Contratar lugares, proveedores, oradores y artistas (y estar preparado con opciones de respaldo).
- Finalización de contratos con lugares, proveedores, oradores e intérpretes.
- Creación de un sitio web de eventos y una aplicación de eventos personalizada.
- Diseño de encuestas post-evento.
- Envío de invitaciones a invitados.
- Escriba hashtags de eventos y lance la campaña de redes sociales previa al evento.
- Seguimiento de RSVP y números de registro de eventos.
- Comunicaciones de los asistentes.
- Marketing y difusión de eventos.
- Discutir el programa del evento con oradores y artistas.
- Actualizaciones de clientes y tutoriales.
- Capacitación del personal y los voluntarios del evento.
- Diseño y finalización de documentos de eventos críticos, como la cronología del evento y el BOE.
- Comprobación del wifi y el servicio móvil de eventos, especialmente para eventos con mucha tecnología.
- Organización de servicios de transporte y aparcacoches.
- Diseñar el proceso de check-in del evento y crear la señalización.
- Creación de bolsas de regalos y productos de marca.
Etapa 4: ejecución del evento
¡Este es el evento principal para cualquier administrador de eventos! Aquí es donde todas las etapas anteriores cobran vida el día y producen un evento que los invitados aprecian y disfrutan.
Según el alcance del evento, la instalación puede comenzar la mañana del evento o unos días antes. La ejecución del evento implica:
- El vendedor de eventos y el proveedor se topan y se preparan.
- Montaje de mesas y sillas, centros de mesa, arreglos florales, mesas buffet, escenario y podios.
- Recorridos finales, pruebas de sonido y comprobaciones tecnológicas.
- Llegada de invitados y check-in del evento.
- Atención al huésped y comunicación.
- Servicio de comidas y bebidas.
-
Manejo de problemas inesperados y emergencias.
- Verificar que los oradores y los artistas tengan lo que necesitan y entiendan sus señales.
- Actuaciones y discursos.
-
Muros de redes sociales y encuestas de asistentes.
- Repartiendo bolsas de regalo.
- Gestión de salidas de invitados.
Etapa 5: comunicaciones con los invitados posteriores al evento e informe del equipo
Los gerentes de eventos excepcionales no dan por terminado un evento hasta que entienden cómo los invitados, voluntarios, clientes y miembros del equipo respondieron al evento. Esto comienza durante el evento en sí, cuando los administradores de eventos observan las reacciones de los invitados, hablan con los asistentes y se comunican con los servicios para invitados sobre cualquier problema.
Luego, enviarán una encuesta posterior al evento de 12 a 48 horas después de un evento. Los administradores de eventos diseñan encuestas posteriores al evento para obtener la mayor cantidad de respuestas manteniéndolas breves, simples y amigables.
Con las respuestas en la mano, los administradores de eventos se reúnen con los clientes para analizar su satisfacción con los resultados del evento y los resultados de la encuesta. Finalmente, discutirán lo que salió bien y lo que salió mal con su equipo interno y desarrollarán un plan de acción para evitar problemas similares en el próximo evento.
¿Qué habilidades necesita un administrador de eventos?
Por encima de todo, los administradores de eventos necesitan habilidades sociales. El trabajo requiere interacciones constantes con clientes, equipos de planificación de eventos, equipos de proveedores y lugares e invitados. Todos los días, los administradores de eventos trabajan codo con codo tanto con miembros del equipo que conocen bien como con personas que acaban de conocer. Otras habilidades esenciales de los administradores de eventos incluyen:
- Una habilidad similar a la de Marie Kondo para mantenerse organizado
- La capacidad de realizar múltiples tareas
- Feliz de trabajar noches y fines de semana.
- Habilidades agudas de comunicación y escucha.
- Un pozo profundo de ideas creativas.
- Encuentra placer en un entorno de trabajo acelerado
- Capacidad para concentrarse en medio del pandemónium
- Flexibilidad cuando surgen desafíos inevitables
- Confianza en la toma de decisiones
- Voluntad de aprender y ampliar habilidades.
- Pasión por la industria dinámica
Lea las habilidades imprescindibles para los planificadores de eventos para profundizar en 6 habilidades profesionales de la industria de eventos.
3 secretos sobre cómo lidiar con las responsabilidades de gestión de eventos de los principales administradores de eventos
Más allá de las habilidades anteriores, recopilamos algunos consejos inesperados de administradores de eventos experimentados. Aquí hay algunas otras cualidades que creen que pueden conducir al éxito en la industria de la gestión de eventos:
1. Sé la calma en la tormenta
Las cosas saldrán mal, eso es un hecho. No se sorprenda cuando algo no llega o se entrega en el lugar equivocado, un letrero está mal escrito, algo se rompe, alguien llega tarde, etc. Mantén la calma y usa tu caja de herramientas mental para abordar y remediar la situación. Un planificador de eventos puede resolver grandes problemas con una sonrisa y mantener a todos los demás tranquilos para no causar más estrés. En caso de duda, simplemente canalice un poco de Vanilla Ice… «Si hay un problema, yo lo resolveré» — Victoria Blasich, gerente de marketing de la firma de marketing de ferias comerciales Freemind Seattle. Extraído de Hábitos de un gerente de eventos exitoso, un blog invitado para el sitio web de Northwest Event Show.
2. Desarrolla tu inteligencia empresarial
Los eventos son un servicio y deben organizarse de manera empresarial. Los eventos no solo deben atraer a una audiencia del tamaño adecuado, sino que las cifras deben sumar. Los administradores de eventos necesitan una cabeza para los negocios. Cada vez más se les exige saber cómo funciona un sector empresarial. Necesitan un instinto comercial, asegurándose de que las decisiones clave se tomen en el contexto de lo que tiene más sentido comercial. ¿Qué es mejor para el balance de los eventos y no solo para el evento? En algún momento del proceso de planificación del evento, deberá tomar decisiones difíciles sobre la dirección que tomará su evento. Estas decisiones deben tomarse con la cabeza y no con el corazón. Nuevamente, estas son decisiones difíciles y no siempre bienvenidas por el equipo. — Chris Powell, el experto en eventos. Extraído de Las 7 habilidades clave de un administrador de eventos exitoso en el blog The Event Expert.
3. Interactuar con (y aprender de) otros
Las redes sociales rompen barreras y son una excelente manera de mantenerse actualizado y conectarse con personas influyentes que pueden desafiar su forma de pensar y trabajar. Participe en chats de Twitter, únase y contribuya a grupos de LinkedIn, vea líderes de opinión en YouTube para ver nuevas perspectivas y desencadenar nuevas ideas. Asista a eventos de la industria y escuche a algunos de los mejores oradores del mundo de los eventos. Siéntase inspirado por la industria emocionante y vertiginosa de la que forma parte. — Becki Cross, directora general y estratega de eventos en Event Northern Ltd. Extraído de 10 maneras de ser un mejor administrador de eventos en el blog Event Manager.
Finalmente, una perla de sabiduría frecuente que proviene de la mayoría de los administradores de eventos: cuídese bien. La gestión y planificación de eventos es una profesión notoriamente estresante. Si sigue una carrera en gestión de eventos, es esencial que adopte una estrategia de reducción del estrés para evitar el agotamiento.
¡Ahora sabes todo sobre lo que hace un administrador de eventos!
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