Sabiduría del miércoles: 11 cuestiones y requisitos legales que los planificadores de eventos deben conocer

Los planificadores de eventos y los propietarios de pequeñas empresas deben saber cómo proteger la inversión que realizan en cada proyecto. He aquí cómo hacer exactamente eso.

  1. Requisitos legales para empresas de planificación de eventos
  2. Principales problemas legales en la gestión de eventos
  3. Requisitos legales para los lugares

Estos son los requisitos legales que debe conocer para su negocio de planificación de eventos

Si tiene su propio negocio, es posible que ya tenga algunos de estos cubiertos. Pero es bueno revisarlo en caso de que haya algunos problemas legales nuevos (o incluso sorprendentes) que no había considerado antes.

1. Pagar impuestos comerciales

Si no tiene su propio asesor fiscal, debe comenzar por revisar las trampas fiscales comunes, que incluyen cosas como los detalles de las deducciones y la documentación adecuada.

Problema: Es tu primer año como planificador de eventos y, como no has tenido muchos clientes, renuncias a pagar impuestos trimestrales. Al final del año, su preparador de impuestos le informa que la empresa era responsable de los pagos trimestrales del IRS.

Solución: Hablando con un profesional de impuestos con licencia para asegurarse de que su negocio esté correctamente establecido con el gobierno. Y asegúrese de reservar la cantidad adecuada de impuestos que deberá de cada trabajo.

2. Obtenga una licencia comercial

Algunas ciudades multarán o suspenderán sus actividades comerciales por no tener la documentación correcta en orden cuando recién comienza.

Problema: Recibe una carta misteriosa en el correo de la oficina de pequeñas empresas de su ciudad que afirma que les debe una gran suma global después de no solicitar la licencia adecuada.

Solución: Pague la multa inmediatamente y registre su negocio. Su oficina local debería poder guiarlo a través del proceso en línea o por teléfono. Un pequeño pago por adelantado ahora puede ahorrarle grandes tarifas sorpresa en el futuro.

3. Cree los contratos de clientes correctos

Cada contrato de planificación de eventos que escriba para un cliente debe incluir ciertas cláusulas que cubran todas sus bases en caso de que las cosas salgan mal para cualquiera de las partes.

Problema: Un viejo amigo se te acerca para hablarte de un gran evento que le encantaría para tu plan. Debido a que tiene una relación preexistente o ha hecho negocios con ellos antes, cree que también podría evitar la incomodidad de pedirles que firmen algo. Luego, en medio de la planificación del evento, algo fuera de tu control sale mal y ya no quieren pagarte por tu tiempo.

Solución: Tenga siempre un contrato en vigor. Siempre. No solo protege su negocio, sino que también puede establecer expectativas, explicar el alcance de su trabajo y agilizar la comunicación si surgen problemas.

Estos son los requisitos legales que debe conocer para su negocio de planificación de eventos:
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4. Adelántese a las disputas de nombres comerciales

Una búsqueda rápida en Google puede ahorrarle una posible demanda. No dejes que las empresas de la competencia (incluso las que tienen sitios web desactualizados y cuentas de redes sociales estériles) digan que les robaste su nombre.

Problema: Después de registrar el nombre de su empresa y recibir su licencia oficial, recibe un cese y desista de una empresa que afirma que los copió descaradamente.

Solución: Haga su investigación primero. Pero si no lo haces y te encuentras en esta situación, vale la pena empezar de cero, especialmente si amenazan con emprender acciones legales. Lo sentimos, pero ningún nombre comercial vale todo lo que podría perder si se enfrentara a ellos en los tribunales.

5. Seguro de Responsabilidad Civil Comercial Seguro

Ya sea que sea un planificador de eventos corporativos o un planificador de fiestas privadas, tener un seguro es lo más importante que puede hacer para proteger no solo su negocio sino toda su carrera.

Problema: Una persona mayor tropieza con un cable de luz en su evento y se rompe la muñeca. Dicen que usted es responsable del accidente y su seguro se comunica con usted acerca de las facturas del hospital.

Solución: Como con la mayoría de los elementos de esta lista, esta situación se soluciona con un poco de preparación avanzada. Encuentre el mejor seguro para sus necesidades, solo asegúrese de tenerlo listo antes de su primer evento.

Conozca los principales problemas legales en la gestión de eventos.

Es probable que sus clientes, lugares, patrocinadores y socios tengan sus propias protecciones y seguros para eventos. Sin embargo, es posible que sus planes de respaldo legal no lo cubran si algo sucediera. Así que asegúrese de considerar lo que haría para resolver estos problemas incluso antes de que surjan.

1. Tener una política de protección infantil

Si aún no lo sabe, los planificadores de eventos son responsables de proporcionar espacios seguros y apropiados para los niños en los eventos. Eso es además de mantenerlos alejados del alcohol, brindarles algún tipo de entretenimiento y coordinar los esfuerzos de búsqueda en caso de que alguien desaparezca.

Problema: Algunos adolescentes se apoderan del alcohol y son detenidos por conducir ebrios en su camino a casa después de la celebración. Cuando se les pregunta cómo obtuvieron el alcohol, dicen que se lo dio alguien que trabajaba en su evento.

Solución: Cumpla siempre con las investigaciones policiales pero, lo que es más importante, asegúrese de almacenar y servir alcohol de manera responsable. Una póliza de protección infantil puede cubrirlo en caso de demandas, sin embargo, aún deberá asegurarse de que sus empleados y cantineros estén bien capacitados, debidamente certificados para servir alcohol y tengan acceso a un área restringida para almacenar bebidas.

2. Establecer un seguro de automóvil alquilado y no propio

Ya sea que conduzcan al evento o no, es posible que usted sea responsable de cualquier problema con el automóvil que ocurra antes, durante o justo después del evento.

Problema: Los asistentes a un evento se caen mientras bajan de un autobús chárter que lleva a los invitados desde el estacionamiento hasta el centro de eventos. El seguro del conductor no cubre todos los gastos por lo que han recurrido a ti para compensar el resto.

Solución: Cuando se trata de la planificación de eventos, realmente no se puede tener demasiada cobertura de seguro. Encuentre una póliza que se ajuste a sus necesidades y, si esto le sucede antes de obtenerla, asegúrese de que el lugar de su evento ponga su póliza de vehículo por escrito con anticipación. Es posible que no lo cubran por usted, por lo que siempre es bueno verificar.

3. Prepárese para la cancelación del evento

Es posible que se encuentre en medio de una disputa complicada si usted o su cliente deciden no continuar con un evento.

Problema: Después de planear una boda durante los últimos seis meses, su cliente le dice que se quedó sin dinero y que pospondrá la ceremonia por un tiempo indeterminado. Tampoco pueden pagarle por el trabajo que ya ha hecho.

Solución: Los términos de cancelación siempre deben establecerse claramente en los contratos de planificación de eventos. Cubra sus bases asegurándose de incluir todas sus políticas por si ellos, el lugar o incluso usted decide cancelar.

Finalmente, descubra los requisitos legales para los lugares que realizan un evento.

Ya sea un patio trasero, un salón de convenciones o una sala de conferencias, su lugar debe estar bien preparado para cualquier posible problema legal que surja para las necesidades específicas del evento.

1. Obtenga una licencia de licor

La mayoría de los tipos de eventos incluyen alcohol, por lo que debe asegurarse de que sus bases estén cubiertas si planea dejar que sus invitados beban.

Problema: El lugar que reservó para la recepción de la boda de su cliente acaba de informarle que perdió su licencia de licor. Con el gran día a solo un par de meses de distancia, no hay tiempo para cambiar de lugar y además su cliente no querría perder el depósito.

Solución: Pídele al lugar que compre un seguro de responsabilidad civil por bebidas alcohólicas si aún no lo tienen. Si no cooperan, consigue algunos por tu cuenta. No podrá vender alcohol, pero puede acomodar bares abiertos. Además, es posible que el lugar aún le proporcione camareros u otra ayuda, así que asegúrese de trabajar con ellos en este tema.

2. Obtenga un permiso de jefe de bomberos

Su ciudad puede requerir permisos para eventos especiales. Si lo hacen, incorpore este proceso en la línea de tiempo de su evento porque podría tomar más tiempo de lo que cree obtener el permiso del departamento de bomberos.

Problema: En el último momento tú y tu cliente consultan la previsión meteorológica. El evento al aire libre es mañana y ahora se verá obligado a soportar una tormenta eléctrica. Ninguno de los dos cree que es necesario cancelar, pero necesitarán tiendas de campaña para proteger a los asistentes de la lluvia. El área es muy grande y excede las dimensiones mínimas que le exigirían obtener un permiso de jefe de bomberos.

Solución: El proceso de permiso del jefe de bomberos requiere papeleo, tarifas y una inspección del sitio. Dependiendo de cuándo y dónde planee organizar su evento, puede ser conveniente seguir adelante y encargarse de esto para acomodar sus planes de respaldo para el mal tiempo.

3. Obtenga un permiso del Departamento de Salud

¿Sirviendo comida en tu evento? Al departamento de salud le gustaría opinar sobre cómo hacerlo.

Problema: El condado en el que se llevará a cabo su evento requiere un permiso de instalación de alimentos temporal que usted solicita. Pero cuando llega el momento de la inspección, el lugar falla y su solicitud es denegada.

Solución: Los diferentes condados tienen diferentes requisitos, pero en su mayor parte puede usar una lista de verificación de autoinspección como esta antes de que hagan su visita. Trabaje junto con el gerente del lugar para asegurarse de que pasen la prueba con éxito y que su evento sea aprobado.

Superar los problemas legales de los eventos es factible con mucha planificación

Comenzar su propio negocio de gestión de eventos requiere una comprensión de los problemas comunes que podría encontrar en el trabajo. Pero con estos y otros consejos para la planificación de eventos, estará bien encaminado hacia una carrera exitosa en muy poco tiempo.