La logística de un evento son los complejos procesos que hacen que las personas, los lugares y las cosas estén listos para el gran día (o los días). Tanto si se trata de contratar a un orador principal como de alquilar mesas, es fácil ver cómo la logística que sale mal puede afectar al éxito de un evento
Organizar la logística de un evento nunca es una tarea fácil, tanto si se trata de una gala sin ánimo de lucro como de una gran conferencia de varios días. Pero hay formas de garantizar que la experiencia cumpla y supere las expectativas de los asistentes y los objetivos de su cliente. Siga leyendo para conocer 17 secretos de la logística de eventos que le ayudarán a crear eventos ágiles
Antes del evento: La logística que prepara el terreno
1. Aclare los objetivos de su evento y su propuesta de valor
Los objetivos de su evento son las cosas que su empresa o cliente quiere conseguir al final del mismo. Puede tratarse de la creación de un equipo, de generar entusiasmo en torno a un nuevo producto o de recaudar fondos para una organización sin ánimo de lucro
La propuesta de valor del evento se centra en la experiencia de los asistentes, de modo que el evento se ajuste a sus principales necesidades e intereses. La PVE aclara esencialmente los objetivos de sus invitados, ya sea que quieran disfrutar del grupo acústico principal, aprender algo nuevo o conocer a compañeros interesantes de su sector
Todas las decisiones, incluida la logística, deben derivarse de estos objetivos. Las formas en que los objetivos de su evento y la PVE pueden ayudar a guiar sus elecciones logísticas
- Si el objetivo de su evento es probar un nuevo producto, deberá asegurarse de que el proveedor del escenario temporal proporcione varias escaleras y rampas para facilitar el flujo de público
- En el caso de un evento de gran envergadura en el que participe un cuarteto de cuerda, la logística debe incluir la instalación de un sistema de sonido que permita a todos los invitados disfrutar de la música a un decibelio cómodo
- En el caso de un simposio universitario que comience con seminarios en un edificio y vaya seguido de una recepción en todo el campus, la logística incluirá carros de golf para personas con problemas de movilidad e invitados mayores
2. Crear un calendario de planificación del evento
Mantenga los requisitos logísticos de su evento en el buen camino con un calendario detallado de planificación del evento. Este calendario debe incluir las fechas y tareas clave, desde las primeras reuniones de planificación hasta la búsqueda del lugar de celebración y la contratación de proveedores, como empresas de alquiler de mobiliario y de catering. Comparta el calendario con su equipo y pídales que añadan tareas para asegurarse de que no se salta nada.
3. Ten en cuenta la logística a la hora de elegir el lugar de celebración
Por razones obvias, la logística depende en gran medida de la ubicación. Ejemplos de cuándo la logística del evento debe influir en la elección del lugar
- 50º aniversario de boda – Es probable que muchos de los invitados sean mayores. Elija un local que no requiera subir muchas escaleras
- Evento a gran escala al aire libre – El lugar de celebración puede tener una hermosa extensión de terreno, pero busque otra ubicación si las carreteras locales no pueden gestionar el tráfico.
- Fin de semana de trabajo en equipo de la empresa – El hotel y las salas de eventos están lejos de las atracciones turísticas de la región. Elija un lugar más cercano u organice salidas en autobús para los empleados.
4. Asignar a los miembros del equipo tareas logísticas clave
Todos los miembros de su equipo deberían tener asignadas tareas logísticas. Algunas tareas logísticas críticas:
- Compruebe las medidas de las puertas del recinto para asegurarse de que los vendedores puedan entrar
- Alquile barreras de cuerda para el flujo de invitados en la entrada.
- Busque las ubicaciones ideales para la señalización del evento
- Aclare los protocolos de las puertas de entrega con el lugar de celebración.
- Cree un plan de gestión del tráfico de vehículos y forme a los asistentes
- Comprobar el cumplimiento de la ADA y la accesibilidad.
- Confirmar los arreglos de viaje para los oradores invitados y los VIP
Si su empresa es unipersonal, utilice la lista de comprobación y el calendario de planificación del evento para asegurarse de que cumple con todos los puntos de contacto logísticos clave
5. Dedica tiempo a crear una señalización clara
Sin una señalización clara en los lugares adecuados, los invitados pueden confundirse en los eventos e incluso provocar retrasos en las celebraciones, actuaciones o reuniones. En los lugares difíciles de encontrar, coloque señales en las carreteras que conducen a la propiedad. Utilice también señales exteriores para guiar a los invitados hacia los aparcamientos y la entrada del evento. En el interior, cree señales claras que dirijan a los asistentes a todos los lugares a los que tengan que ir durante el evento, incluidos el mostrador de facturación, los baños, los espacios de reunión, las cabinas de los presentadores y el salón de baile.
6. Aclare las expectativas logísticas con cada proveedor
Cada sede tendrá su propia rutina logística. Es posible que haya horarios de carga y descarga de equipos, que se requiera el uso de mantas de mudanza para evitar rozaduras en las paredes, que haya rampas temporales para equipos grandes, etc. Aunque muchos proveedores ya están familiarizados con el lugar de celebración o lo investigan ellos mismos, no dejes esto al azar. Averigüe las expectativas y las normas del lugar para cada etapa del evento y transmita esta información a sus proveedores.
7. Formación en atención al cliente
Todos los miembros de su equipo deben ser capaces de gestionar las quejas, la confusión e incluso la frustración de los asistentes. La capacidad de manejar estas situaciones con paciencia puede evitar atascos durante el registro de entrada y en cualquier momento del evento
Los raros momentos de tranquilidad son un buen momento para trabajar en la formación de la atención al cliente. Practique cómo saludar y guiar a los invitados y juegue a cómo su equipo gestionará los problemas más comunes, como el enfado de los asistentes o el retraso en el inicio de una mesa redonda.
8. Lea las reseñas de los proveedores
Puede encontrar reseñas de la mayoría de las empresas en los foros de reseñas en línea. Entre los sitios que puede consultar están Google Reviews, Yelp, Business.com, TrustPilot, Angie’s List y The Better Business Bureau. Mejores prácticas para leer las reseñas:
- Compruebe el número de reseñas; un número mayor es más informativo
- Compruebe tantos sitios como pueda; es revelador si el número de estrellas o de críticas negativas es constante en todos los sitios.
- En el caso de las grandes empresas, compruebe los sitios de reseñas de los empleados, como LinkedIn o Glassdoor, ya que pueden revelar problemas internos crónicos.
- Lee las reseñas, no te fijes sólo en las estrellas. Es posible que encuentres datos que te interesen, tanto positivos como negativos. Aquí descubrirá a la pequeña empresa que se registra regularmente en los días previos al evento, o a la gran empresa que no parece contar con el personal adecuado.
9. Recorridos por el espacio para eventos
Si está planificando un evento en un lugar nuevo, usted o un miembro de su equipo deberían ver el lugar de primera mano. Cosas que hay que tener en cuenta durante el recorrido
- Aparcamiento desorganizado. Es posible que tenga que contratar a un proveedor externo
- Cumplimiento de la ADA. Si hay muchos invitados con discapacidades y sólo hay un ascensor para discapacitados de un solo uso, una rampa temporal puede ayudar a los asistentes a disfrutar del evento más rápidamente.
- ¿Hay fuentes de alimentación adecuadas para la instalación de equipos audiovisuales en todas las salas del evento?
- Servicio de WiFi y de telefonía móvil. ¿Es lo suficientemente potente para las necesidades del evento? Necesitará conexiones perfectas si su evento incluye encuestas instantáneas al público o transmisiones en directo
- Líneas de visión y pasillos. Compruebe que los asistentes pueden moverse libremente por todos los espacios y que las salidas de emergencia están despejadas
10. Cree un plan de comunicación para el día del evento
Debe establecerse de antemano, o será un caos el día del evento. Establezca la cadena de mando entre los miembros del equipo, aclarando los tipos de problemas que deben solucionarse in situ, siempre que sea posible, y los que requieren la participación del director del evento
Disponga de varias herramientas de comunicación, como walkie-talkies, teléfonos móviles e incluso señales manuales. Debe tener opciones secundarias en caso de que haya problemas con un modo de comunicación, como una repentina disminución del servicio de telefonía móvil.
Herramientas logísticas necesarias antes del evento:
1. Recordatorios automáticos de tareas pendientes. Establezca alertas en su software de planificación de eventos para que le recuerden las tareas logísticas esenciales, como la firma de los contratos finales con la empresa de carpas y la revisión de las normas de entrada y salida del lugar con los proveedores
2. Herramienta de planificación de eventos que se puede compartir. Mantenga a todo el equipo en la misma página siempre que sea necesario. Puede compartir el diseño más actualizado del evento, los contactos esenciales y la lista de invitados
3. Herramienta de diagramación de eventos. Una herramienta de diagramación de eventos le ayuda a planificar el flujo del evento y la ubicación de los elementos que afectan a la logística, como los podios, los escenarios temporales y las mesas de buffet. La herramienta de diagramación de ATARE le permite cambiar a una vista en 3D para que pueda realizar un recorrido virtual y detectar problemas de visibilidad y flujo de personas.
El día del evento: Logística racionalizada cuando llega la hora del espectáculo
11. Coordine el «bump in» con múltiples proveedores
Aproveche al máximo el tiempo de su equipo de eventos solapando las llegadas de los proveedores, algo que ya habrá establecido. Pero debe asignarse un miembro del equipo para asegurarse de que los proveedores conocen las mejores rutas para el equipo y los suministros. Esta persona será el intermediario que avise al proveedor de material audiovisual cuando el escenario temporal esté listo para montar el sistema de sonido.
12. Programar un tiempo para un ensayo
El día del evento es fácil que se te escapen cosas, así que incluye un repaso del evento dos horas antes del comienzo. Dependiendo del tamaño del evento, puede encargarse de ello un miembro del equipo de confianza o varios. Cosas que hay que comprobar antes de la puesta en marcha
- Micrófonos. ¿Funcionan? ¿El volumen es correcto?
- Vídeo. Reproduce las presentaciones de diapositivas y los vídeos previstos para asegurarte de que están listos para funcionar.
- WiFi y servicio de telefonía móvil. ¿Puede la gente conectarse y compartir los hashtags del evento con facilidad?
- Prepara la «sala verde» para los ponentes. Asegúrate de que el agua embotellada y algunos aperitivos ligeros estén disponibles para los presentadores.
- La línea de visión y el audio. Asegúrate de que la gente pueda ver y oír, incluso desde atrás.
- Peligros de tropiezo. Recorre el lugar en busca de cables que deban ser tapados con cinta adhesiva y alfombras temporales que necesiten ser alisadas
13. Asignar a un miembro del equipo específico una función de resolución de problemas
Las cosas irán mal. ¿Un quemador no se enciende en la cocina? Esto podría retrasar el servicio de la cena. ¿Un micrófono para el público que no funciona? Esto perjudica las sesiones de preguntas y respuestas previstas. ¿Una silla rota en la mesa de debate? Hay que cambiarla antes de que lleguen los VIP.
Si un miembro del equipo se encarga de solucionar los problemas, y está preparado con su walkie talkie o teléfono móvil, estas cuestiones se resuelven antes de que los pequeños contratiempos se conviertan en grandes problemas
14. Asegúrese de que los miembros del equipo sean reconocibles para los asistentes
Todas las personas que trabajen en el evento deben ser reconocibles para los asistentes. El estilo del evento guiará la forma de hacer que su equipo sea reconocible. En el caso de conferencias y reuniones de empresa, las camisetas de colores brillantes son una forma excelente de destacar. En los eventos formales, los trajes o vestidos oscuros con un distintivo discreto son una buena idea
La seguridad también debe destacar, ya sea con camisetas brillantes con la palabra «seguridad», o con uniformes
Herramientas útiles para la logística del día del evento
1. Software de registro de invitados. Mantenga la llegada de los asistentes a un ritmo rápido, e identifique la llegada de los VIP de su evento con el software de registro de invitados
2. Herramientas de gestión de comidas para restricciones dietéticas especiales. Hoy en día, la gente tiene más restricciones dietéticas y dietas especiales que nunca. ATARE y otros programas de software para eventos incluyen opciones para indicar qué invitados tienen necesidades dietéticas especiales y dónde se sientan exactamente.
3. Dispositivos de comunicación. Como se ha mencionado anteriormente, su equipo necesita una forma de comunicarse, sobre todo en los eventos a gran escala que se celebran en grandes recintos o en varios lugares. Los walkie talkies son la mejor opción porque no dependen del servicio de telefonía móvil, que puede fallar en ocasiones
Después del evento: La logística después de que los invitados se hayan ido
15. Programar la salida de los invitados, también
Al igual que tú, a la mayoría de los proveedores no les gusta perder el tiempo. Pero tendrán que darse espacio para trabajar cuando salgan del local. Averigua con antelación cuánto tiempo tarda cada proveedor en realizar este proceso. Antes del evento, informa a cada uno de los vendedores del muelle de carga o de la puerta que deben utilizar durante la salida, y comunícalo al responsable del recinto para que pueda asignar a alguien que maneje los ascensores
Las peticiones sencillas pueden ayudar. Por ejemplo, pida a la empresa de catering que limpie y recoja todo su material antes de sacarlo al exterior para que la empresa de alquiler de mesas tenga tiempo de vaciar rápidamente el comedor.
16. Permanezca en el lugar hasta que el último proveedor se haya ido
El comportamiento de sus proveedores se refleja en su empresa de organización de eventos. Usted o un miembro de su equipo debe supervisar el desalojo para que se desarrolle a un ritmo razonable y se haga con cuidado. Cosas como dejar desorden y manchas, o no poner las cosas en su lugar es una falta de respeto y debe ser corregido. Cuando el trabajo de los proveedores sea excepcional, exprese su agradecimiento. Una buena práctica es realizar una visita final después del evento con el responsable del local, para detectar los problemas inmediatamente
17. Realice un informe posterior al evento y encuestas a los asistentes
Es demasiado fácil pasar al siguiente evento sin tomarse un respiro. Pero tómese el tiempo necesario para discutir los pros y los contras del evento con los miembros de su equipo mientras aún está fresco. Además, comuníquese con sus proveedores para ver si se dieron cuenta de cosas que usted no notó
Las encuestas posteriores al evento proporcionan las impresiones generales de los invitados sobre el mismo, desde los aspectos que superaron sus expectativas hasta los que se quedaron cortos. Utiliza aplicaciones de encuestas para eventos, como SurveyMonkey o Wufoo, para crear encuestas sencillas y breves. Las preguntas que se pueden hacer son las siguientes:
- ¿Disfrutaste del evento?
- ¿Fue el evento lo que esperabas?
- ¿Aprendiste cosas que recordarás?
- ¿Le gustó la comida?
- ¿Sabe a dónde ir después durante el evento?
La combinación de los informes posteriores al evento con el personal y las encuestas a los invitados debería poner de manifiesto las áreas problemáticas. Utiliza esta información para realizar cambios en futuros eventos. Las colas lentas en la mesa de botín, por ejemplo, pueden hacer que se cambie la disposición de la mesa de registro. La confusión de los asistentes a una conferencia puede sugerir la necesidad de otro conserje en eventos de tamaño similar.
Herramientas logísticas útiles para después del evento
1. Aplicaciones de encuestas posteriores al evento. Estas aplicaciones facilitan la comprensión de la experiencia de los invitados mediante encuestas. Descubra cómo obtener la información más útil y procesable de sus encuestas posteriores al evento.
2. Notas de planificación de eventos. Utiliza tu software de planificación de eventos para almacenar información sobre las opciones logísticas que mejor funcionaron para diferentes tipos de eventos
3. Guarde los diagramas y los contactos para utilizarlos en el futuro. Guarde los diagramas de distribución del evento en su software de planificación, y mantenga una lista de los socios logísticos que siempre mejoran el flujo del evento. Cuando planifiques eventos similares, puedes utilizar los esquemas como punto de partida y ponerte en contacto con los mejores proveedores inmediatamente.
Los problemas logísticos son inevitables, pero la incorporación de estrategias inteligentes en el proceso de planificación de su evento los reduce al mínimo y le ayuda a gestionar los problemas que surjan.
Ahora está listo para hacer bien la logística del evento
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