Las clasificaciones están en: Una vez más, el coordinador de eventos aterriza en la categoría de los 10 trabajos más estresantes para 2019. ¿Sorprendido? Nosotros tampoco.
El acto de malabarismo diario es suficiente para estresar a cualquiera, y eso es solo en los días fáciles. Los profesionales de la planificación de eventos poseen la asombrosa capacidad de administrar detalles finos y realizar múltiples tareas sin inmutarse.
La comunicación constante, los presupuestos, el marketing, y evitar cualquier desastre imaginable, son parte integral del trabajo. Sin embargo, si no se controla, esta rutina de alta presión puede provocar agotamiento.
¿Es agotamiento o es solo estrés?
El estrés no siempre significa agotamiento. Si bien el estrés puede llevar al agotamiento y ninguno de los dos es ideal, la naturaleza cíclica del agotamiento es mucho más preocupante que el estrés ocasional en el trabajo.
El agotamiento puede contribuir a la insatisfacción y a la disminución de la productividad, así como a graves problemas de salud como la depresión y la presión arterial alta.
Los signos de agotamiento pueden incluir:
- Irritabilidad o frustración
- Agotamiento físico, fatiga, dolores de cabeza
- Falta de motivación
- duda de uno mismo
- Fatiga de decisión
- Un aumento de errores
- Cambios en los patrones de sueño
Si todas las señales apuntan a ti, respira hondo. Es posible contrarrestar el agotamiento, incluso en la industria de la planificación de eventos con estos 7 consejos para evitar el agotamiento de la gestión de eventos:
1. Establezca límites para crear un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal
Ya sea para mantener el trabajo en el trabajo o cumplir con los plazos, establecer límites puede crear el amortiguador necesario para evitar el agotamiento. Encontrar el equilibrio es un proceso individual y se verá diferente para cada persona. Pero considere estos útiles límites:
Desconectar después de un tiempo específico.
Mientras que algunos planificadores de eventos están perfectamente felices de estar disponibles las 24 horas del día, otros prefieren no aceptar llamadas telefónicas más tarde de una hora determinada o solo responder a los correos electrónicos durante el horario laboral habitual.
Por supuesto, la flexibilidad, a medida que se acerca un evento, también es una parte necesaria del concierto. Pero, la flexibilidad no significa nunca apagar. Crea un plan que considere tanto en días normales como en momentos crucialesy asegúrese de que tanto los clientes como su equipo de planificación de eventos entiendan las pautas.
Manejar las expectativas del cliente.
Desde establecer plazos sólidos (pero razonables) hasta acordar los términos, establecer y apegarse a las expectativas puede reducir el agotamiento. Informe a los clientes cuál es su disponibilidad y especifique los métodos apropiados de contacto. no sobrevendas al hacer promesas, tampoco. Ofrecer más de lo que eres capaz de producir añade tensión. Sea honesto acerca de las habilidades y capacidades del equipo. No prometa un aumento del 50 por ciento en la venta de boletos o 200 tarjetas de asientos grabadas a mano en el último minuto si no es factible.
Establece límites para ti también.
Hay más en los límites que establecer reglas básicas para los clientes. El equilibrio proviene de conocer los límites personales. Los límites personales pueden incluir comprometiéndose a trabajar a un ritmo razonable o centrarse en una sola cosa a la vez cuando sea posible (¡más sobre eso en el consejo número 7!).
Aprende a descartar al crítico interno.
La vocecita en el fondo de tu mente (también conocido como pensamiento autocrítico) es un importante contribuyente a la ansiedad y el agotamiento. Esta es la voz molesta que dice que no puedes hacer esto, no tienes tiempo, tu cliente no estará contento.
Deja que esa voz interior crítica sepa que tienes todo bajo control. Contrarresta sus comentarios negativos manteniendo un diario de gratitud, reconociendo sus fortalezas para usted mismo y para los demás, y celebrando sus logros (sin importar cuán pequeños sean).
2. Utilice herramientas de gestión de eventos para agilizar los procesos
El software de planificación de eventos basado en la web puede ayudar crear un flujo de trabajo que reduzca el estrés de todos los involucrados en el proceso. Aumente la eficiencia, manténgase dentro del presupuesto y simplifique el proceso con aplicaciones y software diseñados para el sector de eventos.
Trace, administre y comparta digitalmente los planes de distribución de asientos y los detalles del equipo, encuentre las soluciones más fáciles de emisión de boletos y registro, colabore y planifique en tiempo real. Automatice las tareas repetidas para que haya más tiempo para concentrarse en el panorama general.
3. Evite el agotamiento del personal: es contagioso
Contrate al personal que necesita para que las cosas funcionen sin problemas, y luego apóyelo también en su trabajo. La satisfacción y el compromiso de los empleados aumentan cuando los empleadores ofrecen un apoyo significativo y un verdadero equilibrio entre el trabajo y la vida.
Fomentar la satisfacción de los empleados y reducir el agotamiento del personal proporcionando incentivos, ampliando las oportunidades de crecimiento y celebrando los éxitos juntos. Proporcione un descuento al gimnasio local para fomentar la participación en clases de yoga o fitness.
Reúna a todos para ejercicios de formación de equipos, pero busque oportunidades que no se sientan como trabajo. Organice un día en el club de campo o una comida al aire libre en la playa.
4. Comunicar y delegar
Comunicarse con todo el equipo sobre tareas y plazos. La verdad es que tener un control interno es lo que hace que muchos planificadores de eventos se destaquen en su trabajo, pero saber cuándo pedir ayuda es una habilidad invaluable.
Delegar tareas esenciales a los miembros apropiados del equipo, y luego confíe en ellos para seguir adelante mientras maneja sus responsabilidades.
Tener planes de contingencia porque si (cuando) las cosas van mal. Incluso los eventos más meticulosamente planificados tienen inconvenientes: saber cómo manejar esos percances ofrece una apariencia profesional y aumenta la confianza en uno mismo.
Asegúrese de que todo el equipo también conozca el plan de respaldo. Esto ayuda a reducir el estrés de preguntarse ‘¿y si?’ y preocuparse por cómo el equipo manejará las complicaciones inevitables.
5. Tómese el tiempo para el cuidado personal
El agotamiento es una espiral descendente en la que te encuentras trabajando cada vez más mientras logras cada vez menos. El autocuidado puede parecer difícil de incorporar en una agenda apretada, pero en realidad interrumpe la espiral descendente, mejora la productividad y la moral, y reduce el estrés crónico.
El mantra del autocuidado no es nuevo, pero con demasiada frecuencia se trata más de palabras que de acciones. Tomarse unas vacacionesdesconéctese y relájese, o encuentre salidas creativas para mantenerse motivado: agregue ese tiempo de inactividad en su calendario si es necesario, y no lo cancele en el último minuto; esto es tan importante como cualquier otro elemento en su lista de tareas pendientes.
Autocuidado va más allá del tiempo libre, también. Está comprobado que el ejercicio reduce el estrés. Una membresía de gimnasio o una clase regular de yoga ofrece una salida, y registrarse para obtener una membresía brinda responsabilidad y fomenta la participación regular.
Si te sientes abrumado en algún momento, Dar un paseo. Como beneficio adicional, caminar mejora la creatividad; bien podría resolver problemas molestos o soñar con un tema de evento único mientras camina.
Tome medidas mientras planifica y ejecuta eventos también. La comodidad física puede ayudar a reducir el estrés, por lo quept para zapatos y ropa cómodos (pero profesionales). El calzado que aprieta o una chaqueta restrictiva hacen que la organización de un evento y un día de pie parezcan cada vez más imposibles.
Similarmente, ser consciente de la postura. Para muchos, el estrés se mantiene en los hombros, lo que tensa el cuello y la espalda. Llevar tensión en cualquier parte del cuerpo puede contribuir a la sensación de estrés. Relájate: respira, estírate y libera esa tensión.
6. Concéntrese en las fortalezas en lugar de las debilidades
Con miembros del equipo dedicados, no hay razón para hacerlo solo. El horario de nueve a cinco es más satisfactorio cuando estamos haciendo algo gratificante. ¿Realmente le encanta procesar números, pero encuentra que las redes digitales son agotadoras?
Tome las hojas de cálculo y deje que el experto en redes sociales maneje la presencia en línea. Deje que cada miembro del equipo trabaje con sus puntos fuertes para tener una vida laboral más feliz y equilibrada.
7. Permita un margen de tiempo entre responsabilidades
Saltar de una tarea a la siguiente sin un momento para respirar puede contribuir al agotamiento. Sin tiempo para despejar la mente entre tareas, aumenta el estrés y disminuye la productividad.
Incluso cinco minutos de inactividad puede ayudarlo a comenzar la siguiente tarea sintiéndose sereno y listo. Salga a caminar, mire afuera, tome un refrigerio saludable o tómese unos minutos para respirar profundamente para reducir la sensación de prisa.
Cuando sea posible, llegar temprano o quedarse hasta tarde en los eventos de destino. Esto no solo permite un poco más de tiempo de configuración, sino que también brinda la oportunidad adicional de explorar el lugar y disfrutar de la ciudad anfitriona fuera del reloj.
Los planificadores de eventos son extraordinarios multitarea, pero el ajetreo puede ser demasiado para cualquiera. Siga algunos, o todos, los consejos anteriores y pronto notará mejoras en su salud física y mental, así como en su productividad y concentración en el trabajo.
¿Busca más herramientas para potenciar su prevención del agotamiento? Asegúrese de estar preparado y listo con The Ultimate Site Inspection Checklist y controle la logística del día con el software de planificación de eventos.