Es una pregunta clave para cada evento: ¿asientos abiertos o asignados para los invitados? ¿Deja que sus invitados elijan dónde les gustaría sentarse para la presentación del producto o la cena de gala? ¿O dedica tiempo a trabajar con su cliente en la disposición detallada de los asientos?
Hay ventajas y desventajas para cada estilo de asientos para eventos, y hay eventos específicos en los que una opción es la clara ganadora. Continúe leyendo para obtener información básica sobre la diferencia entre asientos para eventos asignados y abiertos, y los tipos de eventos en los que puede considerar uno sobre el otro.
¿Los asientos abiertos o asignados realmente marcan la diferencia en los eventos?
Sí. Las personas son algo territoriales acerca de dónde se sientan. Un estudio de 2018 de la Universidad de Bolonia descubrió que los estudiantes universitarios eligen repetidamente el mismo asiento durante las conferencias. El investigador concluyó que este hábito les da a las personas una sensación de control sobre su entorno y les permite concentrarse en sus objetivos con una «interferencia mínima».
¿Qué significa esto para talleres corporativos de varios días o eventos sociales únicos? Nos sumergimos en los pros y los contras de cada enfoque a continuación, pero esta investigación sugiere que, en caso de duda, la asignación de asientos es la decisión correcta. Los invitados no tienen que reclamar un asiento o competir por un ‘buen’ asiento, porque los planificadores de eventos ya establecieron su dominio.
Aún así, existen beneficios claros para los asientos abiertos en tipos específicos de eventos. Miremos más de cerca:
¿Qué son los asientos abiertos para eventos? Además de sus pros y sus contras
En los asientos abiertos para eventos, los asistentes eligen dónde se sentarán para disfrutar de una comida, actuación o presentación.
Ventajas:
- Los invitados tienen más autonomía con respecto a dónde se sientan y cerca de quién se sientan.
- Contribuye a un ambiente de evento relajado e informal.
- No requiere plano de asientos.
Contras:
- Confusión sobre dónde pueden sentarse los invitados.
- Tiempo precioso del evento desperdiciado con invitados dando vueltas, preguntando si hay un asiento disponible.
- Posible frustración para los huéspedes que son lentos y se quedan «atascados» con los asientos en la parte de atrás.
- Posible enojo por la toma de asientos reclamados.
- Algunas mesas abarrotadas, y algunas escasamente pobladas. (No es extraño que los invitados arrastren sillas entre las mesas).
¿Qué son los asientos asignados para eventos? Además de sus pros y sus contras
Con asientos asignados, cada lugar y silla tiene un invitado designado. Para las conferencias de negocios, esto significa que las configuraciones estilo auditorio o salón de clases incluirán tarjetas que identifiquen dónde debe sentarse cada invitado. En bodas, fiestas y galas, el diseño del evento incluirá un plan de asientos detallado.
Ventajas:
- Menos confusión sobre dónde deben sentarse los invitados.
- Mejor control durante el registro de eventos.
- Capacidad de rastrear quién ha llegado, para que el evento pueda comenzar a tiempo.
- Opción de separar invitados que no se llevan bien.
- Mantiene la confusión en el servicio de alimentos y bebidas al mínimo.
- Le permite realizar un seguimiento de los invitados con alergias alimentarias o restricciones dietéticas, y garantiza que su comida llegue a la persona adecuada.
Contras:
- Es posible que a algunos invitados no les gusten sus asientos asignados.
- Algunos invitados pueden incluso sentirse heridos o insultados por la ubicación de su asiento.
- Proceso que requiere mucho tiempo.
Asientos abiertos versus asientos asignados. ¿Puede un evento tener ambos?
¡Sí! En muchos eventos, una combinación de asientos abiertos y asignados es una buena opción. Por ejemplo, si una pareja prefiere no tener asientos asignados en su boda, debe recomendar asientos asignados al menos para la familia inmediata. Esto evitará un drama innecesario cuando la tía cercana de la novia se encuentre atrapada cerca de la señal de salida.
Otro modelo híbrido es asignar invitados a mesas numeradas específicas, pero permitiéndoles seleccionar su asiento.
Un híbrido también es una buena idea en algunas ceremonias de premios y conferencias de negocios. En estos casos, los nominados, los oradores y los VIP deben tener asientos asignados al frente, mientras que el resto de los invitados pueden encontrar sus propios lugares.
A continuación, exploremos qué estilo de asientos funciona mejor (abierto, asignado o híbrido) en 9 tipos de eventos diferentes.
1. ¿Qué tipo de asientos deben tener las reuniones de networking?
asientos asignados
Los asientos asignados suelen funcionar mejor, al menos durante el inicio del evento de networking. El objetivo de este evento es fomentar la comunicación entre personas que no se conocen bien, y el organizador del evento tiene más control sobre esto con asientos asignados. Considere cambiar los asientos asignados si el evento se lleva a cabo en varios lugares durante el día o el fin de semana, para que los invitados tengan la oportunidad de relacionarse con diferentes personas.
Antes de la cena de clausura, programe una recepción al estilo de la hora del cóctel donde los invitados tengan la opción de pararse y mezclarse, participando en conversaciones más profundas con las personas con las que hicieron clic durante los rompehielos o las preguntas y respuestas del evento anterior.
2. ¿Qué tipo de asientos deben tener las conferencias de la industria?
Asientos abiertos, asientos asignados
Las conferencias de la industria generalmente incluyen charlas magistrales, paneles de trabajo y sesiones de aprendizaje. Para estas partes del día, los asientos asignados a menudo no son necesarios, excepto en la primera o la segunda fila, que deben reservarse para oradores, anfitriones y VIP. Si espera una gran participación, con algunos seminarios que son mucho más populares que otros, incluya un requisito de registro durante el período de registro del evento para evitar el desbordamiento de multitudes.
Si el evento termina con un banquete o una cena estilo buffet, los asientos asignados ayudarán a mantener la comida en orden.
3. ¿Qué tipo de asientos deben tener las galas de recaudación de fondos?
asientos asignados
Los asientos asignados son la norma en las galas de recaudación de fondos para organizaciones sin fines de lucro, ya sea que el estilo de servicio sea formal o un buffet. Con los asientos asignados, puede asegurarse de que los donantes habituales, los presentadores y otros VIP estén sentados cerca del escenario para los discursos, o a la vista de un pianista o un cuarteto de cuerdas.
Cree un diseño de asientos que incluya los nombres de los invitados en cada silla y anote a los invitados con alergias alimentarias o restricciones dietéticas.
4. ¿Qué tipo de asientos deben tener las reuniones de negocios?
asientos asignados
Ya sea una reunión de accionistas, una reunión de toda la empresa o una reunión de ventas, los asientos asignados son la mejor opción y, a menudo, seguirán la jerarquía empresarial. Las personas de más alto rango, como el director ejecutivo de la empresa o el director de ventas, se sentarán en la cabecera de la mesa o en el medio del lado largo de la mesa. Luego estarán flanqueados por directores ejecutivos regionales, vicepresidentes y gerentes de división.
Las empresas con una estructura organizativa plana suelen ser menos rígidas, pero los ejecutivos y gerentes necesitarán un asiento central en la mesa si dirigen la reunión.
Todas las reuniones de negocios de la empresa se benefician de tiempo para socializar sin estructura, sin asientos asignados en algún momento durante el evento. Organice una hora de cóctel con aperitivos antes de una comida formal, para que los compañeros de trabajo puedan conversar y ponerse al día.
5. ¿Qué tipo de asientos deben tener las reuniones?
asientos abiertos
En reuniones de todo tipo, los asientos abiertos son los claros ganadores cuando se combinan con el servicio de comida tipo buffet. En el caso de reuniones familiares, opte por mesas de estilo familiar si es posible y permita que las personas encuentren su lugar. Por lo general, esto se maneja sin demasiados problemas. Otra buena opción para una reunión familiar al aire libre es proporcionar asientos y mesas al azar. Las sillas Adirondack alrededor de la hoguera, las mesas y sillas debajo de una carpa, y algunas mesas y sillas debajo de algunos árboles que dan sombra son lugares bienvenidos para que los invitados se reúnan.
Las reuniones de clase, ya sea en la escuela secundaria o en la universidad, son lo suficientemente incómodas sin invitados atrapados en una mesa con la persona que los molestó sin piedad en la escuela. En su mayor parte, organice las reuniones escolares como eventos permanentes con asientos abiertos informales disponibles para la comida.
6. ¿Qué tipo de asientos deben tener las fiestas de empresa?
Asientos asignados, híbrido
Para fiestas de empresa más formales, como grandes celebraciones de aniversario, los asientos asignados le dan al evento una calidad extra elegante. Para ocasiones más relajadas, como una fiesta de empresa o un día de agradecimiento a los empleados, asigne a los invitados a las mesas, pero no necesariamente a asientos específicos. Hable con su cliente y sugiera que se sienten departamentos específicos en la misma mesa o cerca uno del otro, porque se conocerán mejor y querrán celebrar juntos.
7. ¿Qué tipo de asientos deben tener los eventos VIP?
asientos asignados
Dar a cada invitado un asiento específico es imprescindible en eventos VIP, con entradas de precio alto o invitados conocidos. Con asientos asignados, puede personalizar bolsas de artículos promocionales y administrar solicitudes dietéticas especiales.
El diseño de la mesa es un enfoque esencial para los eventos VIP en los que a menudo se manejan egos descomunales. Si se trata de un diseño de estilo de banquete estándar, incluya ofertas especiales en ambos lados del salón para que ningún invitado se sienta olvidado. Por ejemplo, un lado de la sala de banquetes puede tener la barra con esculturas de hielo asombrosas, mientras que el otro extremo presenta música en vivo de un violonchelista.
8. ¿Qué tipo de asientos deben tener las ceremonias de premiación?
asientos asignados
Ya sea que la ceremonia de entrega de premios se lleve a cabo en un teatro o en una sala de banquetes, la asignación de asientos es esencial. A los nominados se les deben asignar asientos a poca distancia del podio para que no tengan que esforzarse para llegar al escenario, un problema particular para los invitados con vestidos de gala.
9. ¿Qué tipo de asientos deben tener las bodas?
Asignado, híbrido
En bodas muy formales, opte siempre por asientos asignados, le da al evento la calidad sofisticada que desea lograr.
Además, elija asientos asignados para bodas grandes y bodas menos formales donde las parejas expresan preocupaciones sobre el drama interpersonal. Con los asientos asignados, los invitados no competirán por la mejor vista de la pareja cuando ingresen al salón de banquetes, ni elegirán accidentalmente un asiento al lado de su primo menos favorito.
Para bodas pequeñas e informales, puede hacer asientos abiertos para todos los invitados, excepto la familia inmediata y la fiesta de bodas. Por ejemplo, los asientos abiertos son una excelente opción para bodas pequeñas en la playa, en un granero o en una barbacoa, donde todos los invitados se llevan bien y se puede confiar en que encontrarán sus asientos de manera rápida y educada. ¿Qué constituye una pequeña lista de invitados? Menos de 50 invitados.
La mayoría de los eventos requieren al menos algunos asientos asignados, y probablemente haya notado que las ventajas del estilo asignado superan con creces las ventajas de los asientos abiertos. Pero las reglas de asignación de asientos para eventos no son estrictas y rápidas, y hay ocasiones en las que un enfoque más flexible e informal es su mejor opción. Mantenga esta página marcada como referencia y como una explicación rápida para los clientes. De esa manera, puede pasar la fase de decisión rápidamente y comenzar con el diseño de la mesa y los planos de asientos temprano.
¡Ahora ya sabe cómo elegir asientos libres o asignados para su evento!
A continuación, profundice en la ciencia de la asignación de asientos para banquetes. O solicite una demostración gratuita del software de planificación de eventos de ATARE y descubra cómo hace que los planos de asientos funcionen rápidamente.