Has estado allí antes. Sabe cómo planificar un evento y está finalizando el presupuesto para su programa. ¡Pero te das cuenta de que de repente estás por encima del monto de tu presupuesto anticipado! ¿Cómo pudo pasar esto? Presupuestaste todo lo que pudiste, sin embargo, los números finales cuentan una historia diferente.
Todos podemos relacionarnos con la ansiedad que se acumula cuando nos damos cuenta de que hay otras tarifas ocultas de planificación de eventos que no se tuvieron en cuenta en nuestros presupuestos. Nos aferramos a las pajitas para encontrar formas de asegurarnos de incluir estas tarifas ocultas para que esta disparidad no vuelva a ocurrir.
Esto es lo que necesita saber sobre Administrar el presupuesto de su evento
Su presupuesto debe ser atendido desde el comienzo de un evento hasta el final. Siempre debe haber un presupuesto inicial, de trabajo y real como mínimo. Los planificadores deben tener en cuenta todo lo posible dentro del presupuesto inicial para que el punto de partida sea representativo del seguimiento financiero del evento.
Agregue una línea de contingencia para aumentar su presupuesto.
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Sin embargo, las cosas suceden. A veces, el evento se le entrega sin un presupuesto, o la planificación se llevó a cabo tan rápido que el presupuesto no fue una consideración. Cualquiera que sea el lado en el que esté, la situación óptima es establecer un presupuesto tan pronto como se conozca la necesidad de un evento. De esta manera, todos permanecen en la misma página sobre cuáles son los costos esperados.
1. Controle los tres grandes costos del presupuesto de su evento.
F&B, A/V y alquiler de locales. Cuando se trata de eventos, los planificadores están diseñando experiencias para nuestros cinco sentidos, que están muy ligados a nuestros recuerdos. Es por eso que los tres elementos principales del presupuesto se refieren al tacto, el gusto, la vista, el oído y el olfato. Incluso si un evento no cuenta con los mejores oradores educativos o programación de entretenimiento, los planificadores apuestan a que complacer a los asistentes se trata primero de ganarse el estómago y luego brindar una experiencia atractiva.
2. Aquí le indicamos cómo estar atento a las tarifas ocultas de planificación de eventos.
Hay muchas maneras en que una tarifa oculta de planificación de eventos llama su atención. Muchas veces, encuentro que los costos se agregan durante el evento en vivo, que no ves las implicaciones financieras hasta que recibes la factura final. Antes de dar instrucciones a los proveedores de eventos, debe asegurarse de las implicaciones de costos y asegurarse de que todos estén en la misma página o que su presupuesto lo permita antes de agregarlos. Elementos como caídas de habitaciones y trabajos de impresión rápidos pueden acumularse si no tiene cuidado. Otras veces, los cálculos simples pueden estar fuera de su presupuesto, lo que puede costarle muy caro. Aquí hay una instantánea de 20 tarifas de planificación de eventos que pueden acercarse sigilosamente, si no tiene cuidado.
3. 20 elementos ocultos del presupuesto de planificación de eventos para vigilar con anticipación.
- Tarifas de transacción de la aerolínea
- Comodidades
- Desgaste
- Llamadas de conferencia
- descorche
- Tarifas de procesamiento de tarjetas de crédito
- Tarifas de limpieza y resort
- Impresión y señalización en el sitio
- Misc audiovisual (es decir, Powerstrips, power, rotafolios) ¡Obtenga la lista de control audiovisual del evento para ayudar a captar algunos de estos antes de tiempo!
- Material de oficina y gastos de envío
- Cargos por hora de personal en el sitio
- Gotas de habitación
- Cargos por servicio
- Gastos de personal y proveedores mientras está en el sitio
- Impuestos
- Propinas y propinas
- Walk-in’s / asistentes adicionales
- Costos de construcción web
- Acceso Wi-Fi
- Tarifas de transferencia bancaria
4. Otros pasos que puede tomar para ayudar a proteger el presupuesto de su evento.
Si está buscando una manera de proteger su presupuesto de algunos de estos elementos molestos, piense en agregar una línea de contingencia para aumentar su presupuesto. Para hacer esto, calcule entre el 3 y el 10 % de sus costos totales e inclúyalos dentro de su presupuesto para protegerlo, en caso de que tenga grandes ideas o adiciones que puedan surgir después de su presupuesto inicial. Administre esta línea de manera adecuada en función de las adiciones que realice. Si está planeando para un cliente, lo amarán por esto, ya que luego se asegurarán de que se reserve la cantidad correcta de dinero y que usted pueda asegurarse de que está por debajo del presupuesto.
5. Y finalmente, ¡asegúrate de no olvidar los créditos!
Muchas veces se olvidan los créditos, las habitaciones de cortesía, los reembolsos y los artículos de cortesía. ¡Asegúrate de incluirlos! Podrían ahorrarle algunos dólares preciosos que no estaba planeando.
Ahora está listo para acertar con el presupuesto de su evento
Asegurarse de tener en cuenta algunos de estos elementos ocultos del presupuesto puede ponerlo en un mejor camino hacia el éxito financiero. ¿Tiene otros costos de planificación de eventos que normalmente se pasan por alto? Nos encantaría saber de usted sobre otras áreas que podrían ser útiles para otros. Únete a nosotros Gorjeo, Facebook.
A continuación, no olvide consultar nuestra Guía para tener la charla sobre el presupuesto de los eventos y descubra las mejores ideas para la planificación de eventos que se ajusten al presupuesto.