Una oficina móvil es más común en el mundo actual de trabajadores remotos y nómadas digitales, y la nueva tecnología utilizada en la industria de eventos también simplifica la capacidad de los planificadores para trabajar fuera de la oficina. Con las herramientas de planificación móvil adecuadas, mantener los eventos organizados y a tiempo es tan fácil como abrir una aplicación en su teléfono.
Hemos explorado soluciones tecnológicas de productividad y colaboración de toda la web y nos hemos decidido por algunos favoritos para nuestros Los 9 mejores consejos para organizar y planificar eventos mientras está en movimiento.
Descubra los mejores consejos para la planificación de eventos móviles
1. Trabaje en conjunto sin problemas con las herramientas de planificación de eventos basadas en la web
Mantenga a todo el equipo al día con las herramientas de colaboración en línea que mejoran el rendimiento y aumentan la organización.
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Los tableros de Trello son como tableros de anuncios digitales que mantienen las tareas organizadas. Asigne tarjetas de tareas a miembros específicos del equipo, comparta archivos y cree listas de verificación paso a paso.
- Cree plantillas de proyectos en Basecamp para configurar listas compartidas y asignaciones. Inicie un proyecto a partir de una plantilla para cada nuevo evento, adáptelo según sea necesario y publique el proyecto. Cada persona incluida en el proyecto recibirá una notificación. El chat individual o grupal permite la colaboración y la resolución de problemas.
- Asana es una herramienta de gestión de proyectos con una amplia gama de plantillas para cubrir cualquier necesidad de planificación. Ordene tareas y solicitudes por nivel de prioridad, establezca plazos y realice un seguimiento del progreso en todas las plataformas. Asana se integra con una variedad de aplicaciones de calendario, uso compartido de archivos, comunicación y otras, por lo que los proyectos se actualizan rápida y fácilmente.
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Herramientas de asientos para eventos basadas en la web, soluciones de registro y check-in y software de administración de lugares optimizar sus flujos de trabajo. Puede usar el software de planificación de eventos para acceder a listas de equipos, agregar preferencias de invitados, realizar un seguimiento de los requisitos de los asistentes y más, siempre que tenga un dispositivo móvil con conexión Wi-Fi.
- Las herramientas de colaboración de eventos en tiempo real permiten a los clientes y proveedores comentar en vivo, almacenar archivos y notas para un fácil acceso, realizar un seguimiento del inventario y ver las listas de equipos necesarios. El gerente del lugar quiere una actualización sobre el plano de asientos, pero ¿estás en un avión para ir a una feria comercial? No hay problema: agréguelos al creador de planos de planta como colaborador o comparta la URL de solo lectura y tendrán la lista completa de equipos al alcance de la mano. Deshazte del mapa de asientos de papel y los cuadernos voluminosos para una opción de planificación de eventos simplificada eso va a cualquier parte.
Consejo de bonificación: Al elegir un software de planificación de eventos colaborativo basado en la web, busque herramientas que ofrezcan integraciones con las soluciones que ya utiliza. Las integraciones reducen los pasos para ahorrar aún más tiempo.
2. Gratificación instantánea: use aplicaciones de mensajería para la comunicación y las actualizaciones de eventos
Con las aplicaciones de mensajería, puede mantener abiertas las líneas de comunicación con clientes potenciales y actuales, y mantén a tu equipo actualizado en todos los aspectos del proceso de planificación, desde cambios en el día del evento hasta cancelaciones de reuniones y esas pequeñas tareas que inevitablemente surgen.
Mantenlo simple usando la aplicación de mensajería de tu teléfono. Si acepta los mensajes de texto de sus clientes, asegúrese de hacérselo saber; muchos dudarán en usar mensajes de texto porque no quieren molestarlo fuera del horario de atención. Para las comunicaciones del equipo, Slack, Google Hangouts, Microsoft Teams, Campfire y Facebook Messenger y Workplace son todas excelentes opciones.
También hay aplicaciones de mensajería comercial basadas en suscripción, como PocketSuite y ZendeskChat, que incluyen opciones para pagos de clientes, reservas móviles y chats con clientes.
3. Llévate la oficina contigo
Con las aplicaciones de planificación de eventos, puede llevar su computadora, archivos, calendario e incluso su asistente personal a donde quiera que vaya.
- Digitalizar listas de tareas con Wunderlist. Establezca fechas de vencimiento, reciba recordatorios, cree tipos de listas, comparta tareas y más con esta aplicación de lista de tareas pendientes. También se sincroniza entre dispositivos.
- Utilice soluciones de almacenamiento basadas en la nube como Google Drive o Dropbox. Comparte archivos fácilmente desde cualquier dispositivo y mantén todo actualizado con la sincronización automática.
- Al utilizar Documentos de Google, la edición sin conexión permite el acceso y la edición en cualquier lugar y en cualquier momento—incluso sin una conexión Wi-Fi. Las ediciones se sincronizarán cuando se restablezca la conexión. Y el historial de versiones realiza un seguimiento de cada cambio, por lo que es fácil volver a una versión anterior de un documento o restaurar un párrafo eliminado por error.
- Anota recordatorios con Evernote o Google Keep, o pídale a Siri o Alexa que tomen una nota.
- Deje que Otter.ai tome notas por usted. ¿Por qué siempre surgen pensamientos urgentes y buenas ideas mientras conduce? Cree notas de voz, genere notas para compartir, grabe conversaciones por teléfono o navegador web y obtenga transcripciones de texto editables y con capacidad de búsqueda en cuestión de minutos: la inteligencia de voz avanzada de Otter aprende y crece cuanto más la usa. Cree huellas de voz para hablantes específicos y agregue vocabulario personalizado también.
Consejo extra: Otter no es solo para fines de planificación, tampoco: deje que esta herramienta transcriba seminarios de conferencias y discursos de apertura también el día del evento. Puede agregar imágenes, adjuntar archivos y más, luego compartir con individuos o grupos.
4. Automatice los recordatorios de eventos y delegue tareas para aligerar la carga
No hay razón para hacerlo todo solo. Los planificadores de eventos no son superhéroes, aunque nos gusta pensar que lo somos. Averigüe qué tareas son las principales prioridades, luego delegue lo que queda.
¿Sin personal para eventos? No hay problema.
Herramientas como IFTTT (If This, Then That) y Zapier activa acciones automáticas con aplicaciones web integradas. Elija un disparador, luego dígale a la aplicación qué hacer a continuación. ¿Un proveedor potencial envió un acuerdo firmado? Deje que IFTTT o Zapier envíen automáticamente un correo electrónico de incorporación al proveedor.
5. Agilice la programación para evitar reuniones que no se presenten
Olvídese de múltiples correos electrónicos, mensajes de texto y llamadas tratando de concretar una fecha de reunión. Deje que Calendly programe reuniones. Ingrese los detalles de disponibilidad en la aplicación, envíe un enlace personalizado y permita que los clientes seleccionen el intervalo de tiempo que más les convenga. Calendly hace el resto.
Esta poderosa aplicación se integra con una variedad de calendarios y aplicaciones: verifica la disponibilidad y agrega nuevas reuniones al calendario apropiado, y se conecta con otras herramientas de productividad, programación y conferencias para una mayor automatización.
6. No te quedes fuera
Nunca más olvides una contraseña con LastPass: este administrador de contraseñas almacena contraseñas cifradas e inicia sesión en sitios web con un clic. Esta herramienta multiplataforma y compatible con varios navegadores mantiene seguras las contraseñas, los datos y la información de pago.
La bóveda también permite el acceso compartido a las cuentas sin dar una contraseña. Utilice LastPass para otorgar a los usuarios acceso a sitios web específicos sin revelar la contraseña y revocar el acceso en cualquier momento.
7. Deje que la inteligencia artificial entrene a su personal (¡en serio!)
La capacitación del personal puede llevar mucho tiempo y, si está de viaje, es aún más desafiante. gurú es un aplicación de red de conocimiento multipropósito que aprende a medida que la usa. Guru usa IA para crear una base de conocimientos colectiva, de modo que los nuevos empleados y el personal a largo plazo tengan un recurso detallado al alcance de la mano.
Incorpore a los nuevos empleados con esta herramienta para que todos se pongan al día más rápido y proporcione un recurso fácil para todos los empleados. O cree un recurso de preguntas frecuentes para clientes y responder menos preguntas repetidas.
8. Establezca el estado de ánimo con herramientas de color digital
Mantén las paletas de colores organizadas y en la palma de tu mano con Adobe Color. Cree paletas de colores personalizadas para compartir con los clientes, explore temas de moda, use una foto para capturar y generar una paleta, guarde los esquemas de color preferidos del cliente para referencia sobre la marcha y más.
Adobe Color también convierte las paletas en muestras de Pantone, por lo que los recursos impresos y digitales son una combinación perfecta.
9. Impulse la interacción de eventos sin mover un dedo
Hashtags, filtros de Snapchat, sorteos y más: las personas interactúan, pero ¿cuál es la mejor manera de hacer que esas publicaciones previas al evento sean útiles? Obtener todo ese contenido generado por el usuario en un solo lugar lleva tiempo y mucho desplazamiento.
La buena noticia: hay herramientas para eso.
hay no es necesario perder el tiempo buscando en la web menciones de eventos. Agregue y muestre etiquetas e interacciones de redes sociales con TINT, Walls.io o Tagboard. Estas poderosas herramientas muestran publicaciones sociales en eventos en vivo, agregan un feed al sitio web del evento y brindan información analítica y datos útiles.
Cree un proceso de colaboración y organización fluido, incluso sobre la marcha, con herramientas de planificación de eventos móviles y productividad basadas en web de fácil acceso. La sincronización automática, el chat en la aplicación, las tareas automatizadas y la colaboración en tiempo real facilitan el trabajo desde cualquier lugar.
¡Ahora está listo para usar la tecnología en la industria de eventos!
A continuación, descubra consejos para crear un cronograma de planificación de eventos y vea cómo The Ritz Carlton usa ATARE para la colaboración.