Los grandes eventos requieren un gran personal. Pero a veces simplemente no tiene el tiempo (o la experiencia) necesarios para contratar a las personas adecuadas para el trabajo. Es por eso que aprender a trabajar con una agencia de personal para eventos es una habilidad importante para cualquier planificador de eventos exitoso.
Entonces, antes de comenzar a buscar personal para su próximo evento, asegúrese de tener en cuenta estos útiles consejos e ideas:
Razones por las que debería contratar una agencia de personal para eventos
Antes de siquiera considerar con qué agencia de personal para eventos asociarse, debe saber por qué está trabajando con ellos en primer lugar. Estos beneficios de la agencia de personal para eventos principales deberían darle una idea de algunas de las formas en que pueden ayudarlo.
1. Los empleados temporales requieren gestión.
Además de asegurarse de que entiendan y realicen sus funciones, también deberá verificar que todos lleguen a tiempo, estén uniformados y preparados.
Y durante grandes eventos, es importante que a sus empleados temporales se les asignen tareas individualmente. Les ayudará a sentirse cómodos y empoderados para tomar la iniciativa en el evento cuando haya tiempo de inactividad en su puesto habitual.
2. Se deben seguir a la perfección las normas alimentarias y de seguridad.
Esta es principalmente una nota para el personal de barman y catering, quienes deben completar y estar al día con las certificaciones estatales en seguridad alimentaria.
Verificar que todos tengan estas certificaciones es una cosa. Asegurarse de que se sigan estas reglas durante el evento es otra. Las agencias de personal para eventos contratan empleados y realizan un seguimiento de sus registros, además de proporcionar tipos de gestión para supervisar el día de las actividades.
3. La capacitación del personal del evento requiere una gran cantidad de tiempo y personal dedicados.
Además, si nunca antes ha capacitado al personal, es posible que se encuentre con una pequeña curva de aprendizaje. Las agencias de personal para eventos cuentan con sistemas para garantizar que cada nueva contratación tenga el mismo nivel básico de conocimiento y experiencia antes de su evento.
4. Es posible que necesite personal de respaldo para el evento.
Al igual que cualquier otro trabajo, el personal de eventos puede ser víctima de una asistencia deficiente debido a enfermedades, accidentes o debilidad general. Si bien esto es extremadamente raro, tener una agencia de personal para eventos con una gran lista de empleados ayuda a que obtener personal de respaldo capacitado sea muy fácil y (relativamente) libre de estrés.
5. La dotación de personal requiere mucho papeleo.
Además de contratar a sus propias personas, también deberá realizar nóminas, impuestos, administrar recursos humanos y todas las demás tareas necesarias para contratar empleados. Aunque sean temporales. Las agencias de personal para eventos se encargan de todo esto por usted para que pueda concentrarse en actividades de mayor retorno de la inversión.
Como puede ver, hay muchas partes móviles para contratar y administrar su propio personal de eventos. Es por eso que una agencia de personal puede ser una verdadera bendición para algunos eventos grandes y más complejos. Además de estas razones básicas por las que las agencias de personal para eventos son tan buenas, aquí hay algunas formas en que los planificadores de eventos se benefician directamente del arreglo.
Beneficios de la agencia de personal de eventos para planificadores de eventos
Los planificadores de eventos y las agencias de personal para eventos son una combinación perfecta. Este es el por qué:
Las agencias de personal para eventos son socios de eventos expertos y confiables.
Contratarán al mejor personal posible que posea los talentos únicos y la capacitación necesaria para llevar a cabo su evento sin problemas. También se asegurarán de que cada persona contratada tenga una gran personalidad y la ética de trabajo necesaria para tener éxito en el trabajo.
Y debido a que han trabajado con tantos planificadores de eventos en el pasado, tendrán sugerencias específicas para el tamaño del equipo o los requisitos basados en la experiencia de la vida real.
Las agencias de personal para eventos le ahorran tiempo.
Como ya hemos mencionado, el personal de autocontratación requiere tiempo para buscar, entrevistar, examinar, contratar, incorporar, capacitar y administrar adecuadamente. Pero en caso de que piense que contratar personal para su propio evento es el camino a seguir para su evento, tenga en cuenta que es factible siempre que programe la cantidad de tiempo adecuada para hacerlo bien. Sugerencia: puede llevar más tiempo de lo que cree, por lo que se excede el presupuesto por si acaso.
Las agencias de personal para eventos te dan mucha flexibilidad.
Además de proporcionar personal de respaldo en caso de emergencias, las agencias de personal también ofrecen funciones especializadas que pueden ayudar a que su evento se desarrolle sin problemas. Por ejemplo, es posible que desee un equipo dedicado a la limpieza. O algún personal de nivel medio encargado de enviar a los empleados a los descansos y ajustar la caja registradora.
Además, las agencias de empleo a menudo tienen redes en otras ciudades importantes o ubicaciones cercanas. Por lo tanto, puede tener personal para eventos simultáneos o en varias ciudades, independientemente de dónde se encuentre. Ya sea que necesite un simple equipo de limpieza, un equipo de ventas de un año o personal de temporada, tienen su evento cubierto de principio a fin.
Además de entender por qué las agencias de personal para eventos son tan buenas y qué pueden hacer por los planificadores de eventos, probablemente también se esté preguntando qué pueden hacer sus empleados por usted.
Lo que el personal del evento puede (y debe) hacer
A menudo hay un poco de confusión sobre de qué es responsable el personal de eventos contratado y de qué debería ocuparse realmente su equipo interno. Aclarar la incertidumbre en torno a este tema ayudará a preparar a su equipo para el éxito. Saber de qué es responsable cada parte también asegurará que el evento se desarrolle sin problemas y que a todos se les pida que hagan aquello para lo que fueron contratados, ni más ni menos.
Si es nuevo en el trabajo con el personal de eventos, aquí hay algunas ideas principales de lo que debe esperar que hagan junto con algunos ejemplos de la vida real:
Llevar a cabo la preparación de eventos o estaciones requerida para cumplir con sus funciones.
- Las personas que toman boletos deben confirmar la recepción de la lista de invitados y preparar su estación en consecuencia. Si trabajan en una gala, también deben familiarizarse con los nombres de los invitados VIP y los beneficios especiales que recibirán.
- Los miembros del personal de seguridad deben tener una reunión de verificación con todo el equipo de seguridad antes de ir a sus puestos individuales. Deben estar en sintonía sobre quién cubre qué áreas, cuándo se programarán los descansos y los protocolos básicos de emergencia.
Tome la iniciativa en las tareas que requieren habilidades especiales.
- Si se utiliza equipo de audio para presentaciones en un seminario, su personal contratado debe haber recibido capacitación previa y sentirse cómodo ayudándolo a usted y a sus oradores cada vez que surjan preguntas.
- El personal de la arena deportiva debe encargarse de todo lo necesario para transformar el lugar de un evento a otro, como, por ejemplo, una escaramuza de hockey sobre hielo en una entrega de premios.
Brindar un excelente servicio al cliente.
- Los trabajadores de las concesiones deben saber cómo verificar las identificaciones cuando sirven alcohol, pero también deben hacer que los invitados se sientan bienvenidos con buenos modales y una personalidad cálida.
- Al hacer malabarismos con las preocupaciones del código de incendios y la llegada de varias personas a la vez, los ujieres del evento deben mantenerse tranquilos, tranquilos y serenos mientras conducen a los invitados a su sección.
Además de estos deberes, también debe esperar que el personal de su evento sea profesional, educado y entusiasta con su evento.
Cómo trabajar con una agencia de personal para eventos
Es seguro asumir que cualquier agencia de personal para eventos que haya estado en el negocio durante más de un año o dos tiene experiencia en eventos. Entonces, ¿qué otras pautas debe seguir al elegir una agencia de personal para eventos? Aquí hay algunos pasos a seguir:
Paso 1: lea reseñas sobre agencias de personal cerca de la ubicación de su evento.
Yelp y las reseñas dejadas en Google Maps son un buen punto de partida general. Pero también debe consultar los sitios específicos de la industria, como las reseñas de agencias de marketing experiencial en Clutch o la sección Staffing de Best Company.
Paso 2: Realice pruebas con más de una agencia de personal.
Los eventos más pequeños con apuestas más bajas son un buen punto de partida para probar las aguas de una nueva relación de agencia de personal. Incluso pueden ser eventos complementarios al evento principal con el que necesita más ayuda en el futuro. Por ejemplo, una revista de nicho podría probar una agencia de personal contratándolos para una pequeña convención local de ciencia ficción antes de llevar a ese equipo con ellos a San Diego Comic Con.
Paso 3: Discuta las metas y expectativas del evento.
Su agencia de personal para eventos debe estar tan apasionada por hacer que su evento sea un éxito como usted. Debe tenerse en cuenta su interés relativo en sus esperanzas y sueños para el personal del evento. Y, idealmente, ya deberían haber trabajado con planificadores de eventos en otros proyectos similares, para que puedan resaltar o realizar mejoras en varias áreas de su plan.
Una vez más, la contratación de una agencia de personal para eventos se trata de encontrar un socio de eventos fuerte. Y eso significa alinear sus fortalezas hacia una meta común comunicada de manera efectiva.
Paso 4: finalice los detalles, establezca una cadena de mando y describa la agenda de su evento.
Ahora que ya se ha decidido por una agencia de personal y está de acuerdo con el evento, finalmente es hora de seguir adelante. En las semanas y días previos a su evento, revise los detalles de la dotación de personal, que incluyen: las descripciones detalladas de cada función, cuántas personas se necesitarán en cada estación, quién será su principal punto de contacto ese día y qué parece que tu horario actual es para montar y desmontar.
Esté abierto a cualquier sugerencia que puedan tener con respecto a cuánto tiempo lleva prepararse, especialmente para actividades de eventos como catering o presentaciones en vivo.
Paso 5: Organice una reunión posterior al evento con su agencia de personal para eventos.
Después de haber concluido otro evento exitoso, es hora de informar y analizar detenidamente lo que salió bien o mal. Es importante involucrar a su agencia de personal de eventos para esta reunión, ya que tendrán una perspectiva única sobre qué tan bien se llevó a cabo el evento. También podrán ofrecer una opinión imparcial de lo que creen que los invitados disfrutaron más.
También debe usar este tiempo para repasar lo que le gustaría mejorar para la próxima iteración del evento con respecto a la cantidad de personal, sus roles y si planea o no incluir todas las mismas actividades nuevamente.
Conclusiones principales: Agencias de personal para eventos para planificadores de eventos
A estas alturas ya ha aprendido todo sobre lo grandiosa que puede ser realmente esta asociación y todas las formas en que la contratación de una agencia de personal para eventos puede beneficiar su próximo evento. Aquí hay algunas cosas para recordar a medida que avanza con su proceso de planificación:
- Las agencias de personal para eventos pueden manejar las muchas, muchas tareas necesarias para mantener un equipo dedicado de profesionales de eventos experimentados y capacitados para que usted no tenga que hacerlo.
- Tener expectativas claras para el personal de su evento puede ayudarlo a coordinarse con su equipo interno.
- Elegir una agencia de personal para eventos requiere que vea el proceso de la misma manera que lo haría con cualquier otro tipo de asociación estratégica: sistemáticamente con una visión y comunicación claras.
Al final del día, las agencias de personal para eventos son otro recurso al que los planificadores de eventos pueden recurrir cuando necesitan dar a sus eventos ese impulso adicional. Ahora que conoce los entresijos de trabajar con agencias de personal para eventos, puede seguir adelante con la confianza de que elegirá al mejor socio para su próxima aventura.
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