Debido al refugio en el lugar y al distanciamiento social, muchos planificadores de eventos están ahora relegados a sus hogares. Sin embargo, siguen ocupados en la búsqueda de eventos para este año y también para el próximo, según los últimos datos de la red de proveedores de Cvent
Esto significa que ayudar a los planificadores a explorar su lugar de celebración digitalmente podría ser fundamental para asegurar su futuro negocio. Por suerte, con tecnología online como la diagramación ATARE, puede mostrar fácilmente a los planificadores las ventajas de su lugar de celebración, así como la disposición única de cada sala y el mapa completo del campus para que puedan ver cómo encajan las salas
Aunque puede tener un visitante no deseado en su videoconferencia -en forma de su adorable cachorro-, puede lograr todo lo que necesita con los diagramas en 3D, incluyendo responder a las preguntas de los planificadores, mostrarles cómo encajará su evento e incluso construir una relación con ellos (¡Fido podría incluso ayudar con eso!). Aquí exploraremos cómo puede seguir cerrando contratos durante estos tiempos inciertos de la mejor manera posible utilizando visitas virtuales al sitio en línea.
Tenga las mejores visitas al sitio en línea con un tour virtual del lugar
Personalice la visita virtual antes de la videollamada
1. Identifique al responsable de la toma de decisiones
Será difícil cerrar el evento si no tiene a la persona que toma la decisión final en su videollamada. Asegúrese de saber quién es la persona que toma la decisión, y asegúrese de que confirme su asistencia a la invitación de su calendario. Una buena forma de hacerlo es preguntarle al planificador que a veces puede retrasar sus contratos cuando están reservando un evento, y ofrecerle asociarse con ellos para que esos colegas estén en la misma página desde el principio para asegurar que todo se mueva lo más rápido posible.
2. Envía la invitación
Envía una invitación al calendario con la página de aterrizaje de tu videollamada (Zoom, Google Hangouts, etc.) adjunta. En la invitación, incluya la agenda de la visita al sitio, incluyendo una sección de tiempo para que el planificador haga preguntas. Envíe un correo electrónico recordatorio tanto una hora antes como 15 minutos antes, para recordar amablemente a todos que deben asistir. Asegúrese también de proteger su reunión de forma proactiva contra el «Zoombombing» tomando estas medidas de seguridad.
3. Envíe un cuestionario
Según las respuestas a nuestro informe de visitas, los planificadores prefieren los recintos que preguntan por los detalles del evento antes de su llegada. Los representantes de los lugares de reunión deben estar ya familiarizados con las necesidades de su evento y cómo pueden acomodarlas, incluso si tienen que ser un poco creativos para hacerlo.
Así que, además de la agenda, envíe una breve lista de cinco preguntas, para que pueda profundizar realmente en lo que es su evento único. Así podrás preparar tu presentación con antelación. Basándote en su solicitud de propuestas, probablemente ya conozcas detalles como el tipo de evento, el número previsto de asistentes, la agenda del programa y el presupuesto estimado. Utilice sus preguntas para profundizar. Considere la posibilidad de hacer estas preguntas de la encuesta:
- ¿Cuáles son los objetivos del evento?
- ¿Necesita un plano accesible para sillas de ruedas?
- ¿El acto está abierto a los niños?
- ¿Estaría dispuesto a enviar una agenda del programa?
4. Cree su paquete de ventas
Aunque es posible que necesite otros materiales de venta del hotel a lo largo del proceso, el activo clave que debe crear ahora mismo es un paquete de ventas. Los planificadores suelen tener un montón de preguntas en mente en una visita al hotel, así que asegúrate de que tienes en cuenta todos los aspectos que les pueden interesar. Cree unas cuantas diapositivas para abordar estas preguntas, además de lo que revelan las respuestas del planificador a su encuesta:
- ¿Hasta qué hora pueden celebrarse los actos?
- ¿Cuál es la capacidad máxima de cada sala?
- ¿Qué permisos se requieren para los eventos?
- ¿Existen zonas designadas para el almacenamiento, las salas verdes y/o la trastienda?
- ¿Qué oportunidades de marca hay dentro y fuera del recinto?
Además, si el lugar de celebración destaca en algún aspecto específico, especialmente cuando se trata de abordar las consideraciones del planificador en esta lista de comprobación de la inspección del lugar, asegúrate de incluir también alguna información al respecto.
5. Construya previamente un diagrama personalizado
El informe de nuestra visita al recinto también reveló que los planificadores prefieren los lugares que proporcionan acceso completo a planos actualizados y precisos a escala
Abre tu software de visitas virtuales, como ATARE, y crea un diagrama de la sala que creas que es la más adecuada para su evento. Empieza con un esquema que sepas que ha funcionado bien para un evento similar utilizando tus esquemas guardados y asegúrate de seguir las mejores prácticas de planos. Añade el logotipo del cliente y los detalles que coincidan con su visión, como la ubicación de los micrófonos o los colores de la sala. Además, asegúrate de crear otros dos ejemplos de distribución (también puedes utilizar los que hayas guardado), para tenerlos listos desde el principio en caso de que el cliente quiera más espacio entre las mesas, etc.
6. Bloquee los elementos de eventos en su lugar en el diagrama
Bloquee objetos específicos en su lugar si no deben ser movidos: El escenario, los accesorios permanentes, las columnas y las puertas -cualquier objeto que deba permanecer como está- pueden bloquearse en su lugar resaltando y haciendo clic en el botón de bloqueo en el panel de edición
Esto le permite ajustar otros elementos sin interrumpir otras partes de la maqueta. Del mismo modo, la agrupación de objetos que deben permanecer dentro de un espacio específico permite al cliente mover, ajustar y girar el grupo sin alterar el tamaño o el espacio de la disposición. Esto será importante para su videollamada
Guíe al planificador por su visita virtual
Inicie la videollamada estableciendo una relación. Intenta encontrar algo que tengáis en común. Puede ser algo tan sencillo como lo estresados que estáis los dos o los problemas que tenéis para adaptaros a trabajar desde casa.
7. Reitera lo que busca el planificador
Saca la presentación personalizada que has hecho para ellos (asegúrate de incluir su logotipo en tu paquete de ventas). Comienza tu llamada haciendo saber al planificador que le has escuchado, reiterando las tres cosas que más le preocupan. Explica cómo crees que tu espacio puede ayudarles a alcanzar sus objetivos en materia de eventos y pregúntales si se les ha ocurrido alguna otra pregunta o preocupación de entrada, para que puedas asegurarte de abordarla.
8. Presente su diagrama preconstruido y personalizado para ellos
Utiliza la pantalla compartida de tu programa de videollamada para mostrar al planificador la pantalla de tu ordenador. Muestre su diagrama ATARE 3D al cliente para que pueda visualizar su espacio y lo que tiene que ofrecer. Acompáñele por la sala, mostrándole dónde se encuentran los detalles clave de su programa, explicándole cómo su personal puede preparar la sala, destacando cualquier ventaja única del espacio, como una calidad de sonido o una iluminación excepcionales, o la proximidad a los baños, etc. Pregúntele al planificador qué le gusta y qué no le gusta de la disposición
9. Escuche al cliente mientras comparte los diagramas del evento
Escucha las peticiones del cliente y entiende lo que pide antes de responder. Una comunicación sólida requiere una escucha activa en lugar de anticiparse y reaccionar a una necesidad supuesta. Practicar la escucha activa:
- Demuestre su interés estableciendo contacto visual, asintiendo con la cabeza y utilizando un lenguaje corporal positivo.
- Escuche y considere la petición antes de responder, en lugar de preparar su respuesta mientras el cliente está hablando.
- No interrumpas; guarda tus comentarios para una pausa natural. Esto es especialmente importante en una llamada a distancia porque puede ser muy difícil escuchar algo cuando dos personas están hablando al mismo tiempo.
- Haga preguntas y repita las preocupaciones del cliente para asegurarse de que las entiende.
Nos esforzamos por cumplir, pero no podemos hacerlo todo. Explique siempre su «no» y respáldelo con ejemplos y experiencia, y ofrezca soluciones basadas en lo que el cliente ha comunicado y no en lo que usted cree que quiere. Los clientes difíciles responden mejor con métodos de comunicación eficaces.
11. Tenga preparada una copia de seguridad
Si al cliente no le gusta el diseño, sepa lo que puede ofrecer en su lugar, con antelación. Tener unas cuantas opciones de reserva en el bolsillo te hace parecer una estrella del rock. Tenga a mano diseños antiguos como ejemplos rápidos, o prepare plantillas de diseño adicionales para cada cliente, de modo que esté preparado para cambiar los diseños entre los planos en caso de que sea necesario. Con los planos alternativos, mostrarás a tu cliente que estás preparado para las inclemencias del tiempo, los cambios en la disponibilidad de la sala y los ajustes con poca antelación.
11. Realicen los ajustes juntos
Ahora que tienes una visión más concreta de tu cliente, podéis hacer cambios en el esquema juntos. Puedes ceder el control al cliente dándole acceso a la edición del diagrama. Esto le enviará un correo electrónico, con un enlace en el que puede hacer clic para abrir el diagrama en su propio ordenador. También puedes mover objetos en el diagrama mientras ellos lo ven. Sólo tienes que arrastrar y soltar rondas, añadir tantas sillas como quieras, cualquier cosa que necesiten, y el diagrama se actualizará automáticamente.
Puedes informar al cliente de cualquier inconveniente que detectes por adelantado, como la falta de disponibilidad de tomas de corriente, la existencia de expositores que impidan el acceso de las sillas de ruedas o las infracciones del código de incendios, y estudiar las opciones. Y puedes hablar de cómo hacer realidad las reuniones seguras, resolviendo los problemas de espacio.
12. Guarda las versiones anteriores del diseño por si tienes que volver atrás
También puedes utilizar el historial de versiones para hacer un seguimiento de los cambios que hagáis juntos en el plano. Los planos evolucionan constantemente en el período previo al evento. Alterna entre las opciones para mostrar al cliente las posibilidades antes de hacer cambios significativos en el diseño, o vuelve a un plan anterior si el cliente decide que quiere los asientos adicionales después de todo.
13. Comparta sus capacidades audiovisuales
Otro factor importante (uno de los cinco más importantes) para los planificadores, identificado en nuestro informe de visitas, es que buscan lugares que no prometan demasiado. Si tu local no puede cumplir con aspectos como las peticiones de comida y bebida o la disponibilidad de equipos, sé transparente al respecto. También proporciona todas las alternativas posibles que tengas a mano.
Por ejemplo, si dispone de equipos audiovisuales, informe a los organizadores de lo que hay disponible. Si no es así, recuerde a los clientes que traigan a sus proveedores de equipos audiovisuales durante la visita. Los expertos en audiovisuales saben detectar los puntos problemáticos y las oportunidades para una experiencia audiovisual emocionante.
14. Comparta su capacidad de restauración
Comunique a los planificadores si hay algo único en sus opciones de catering durante el tiempo que dure su evento. También les gustará saber cómo pueden ahorrar un poco de presupuesto si participan en cualquier tipo de comida de la semana. Muéstrales cómo con el sencillo gestor de asistentes de ATARE pueden añadir etiquetas a cada invitado en función de su rsvp, lo que garantiza que sus comidas lleguen a la mesa correcta.
15. Revise los cambios de última hora actuando en un escenario
Porque todos sabemos que los detalles de los eventos cambian básicamente sin parar, muestre cómo su diagrama y las listas de invitados pueden actualizarse en tiempo real representando un escenario. Pregúntales si alguna vez un invitado importante ha decidido no venir en el último momento. «Digamos que el vuelo de la oradora principal se cancela y no puede venir. Aunque le hayamos reservado asientos de primera en la parte delantera de la sala, no te preocupes, no se perderán. Podemos actualizar al instante la distribución de los asientos y todo nuestro personal estará al tanto. Mira cómo somos capaces de cambiar este asiento simplemente quitándola a ella y colocando a otra persona allí»
16. Utilice los comentarios para facilitar la consulta
Cuando el cliente tenga preguntas a medida que usted avanza en el diagrama, hágalas constar como comentarios, comentando justo en esa parte del diagrama. Coloca los comentarios aclaratorios dentro del diagrama, en lugar de hacerlo a través de un texto o un correo electrónico, para que los clientes puedan consultarlos sin tener que buscarlos por todas partes.
17. Identifique a la competencia
Si aún no lo has hecho, pregunta al planificador qué otros lugares están considerando. Es importante hacerse una idea de la competencia para comunicar mejor lo que distingue a su local. Esto le ayudará a adaptar sus materiales de seguimiento.
18. No olvides incluir el factor sorpresa
Si se esfuerza por impresionar a un planificador en una visita en persona, asegúrese de hacer lo mismo virtualmente. De hecho, uno de los cinco factores más importantes a la hora de seleccionar el lugar de celebración, según la encuesta realizada por los organizadores, es que el lugar de celebración ofrezca una experiencia personalizada y adaptada a su visita
Si bien no podrá darles un paseo glamuroso por el putting green o incluir servilletas del color de su marca, sí podrá enviarles una tarjeta de regalo de Starbucks o Amazon o hacer que les entreguen la comida unos momentos antes o después de la reunión mediante un servicio como Caviar o DoorDash. Esto puede ayudar a mostrar al planificador su compromiso superior con el servicio, así como su atención a los detalles.
Después de la visita virtual, haga un seguimiento inmediato
En los 30 minutos siguientes a la llamada, asegúrese de enviar todo el material que el organizador necesitará para seleccionar el lugar de la reunión y obtener la aprobación de los demás participantes. Si le das al organizador todo lo que necesita por adelantado, sin que tenga que pedirlo, facilitarás la selección del lugar de celebración
18. Envía al planificador el diseño del diagrama
Envíale al organizador el enlace web del esquema para que pueda verlo en su propio ordenador. No te preocupes, no podrán hacer cambios sin ti. Hazle saber al planificador que el diseño es flexible y anímale a que lo comparta con cualquier otro interesado.
19. Incluya fotografías y vídeos
Si tienes fotos de eventos en tu espacio, o vídeos de recorridos, asegúrate de incluirlos en tu seguimiento. Estos archivos tienden a ser pesados o a hacer que su correo electrónico quede atrapado en el spam, así que en lugar de adjuntarlos al correo electrónico, póngalos en su paquete de presentación de ventas, añádalos a una página web e incluya la URL, o comparta los activos con ellos dentro de ATARE.
Consejo profesional: Puede subir las fotografías y vídeos al Evento que ha creado en ATARE almacenando el diagrama que hizo para su evento. Luego, comparta (agregue como colaborador de sólo vista) el planificador en la página de Detalles del Evento.
20. Establezca una llamada virtual con otro planificador
Envíe la información de contacto de otro organizador que haya celebrado un evento en su sede y que le recomiende, y anime al organizador a ponerse en contacto con cualquier pregunta o duda. De este modo, entre colegas, el planificador puede asegurarse de que realmente puedes satisfacer sus necesidades. A veces, un tercero imparcial es justo lo que necesita el médico
21. Dale al planificador una lista de control
A los planificadores les encantan las listas de control Los planificadores suelen llevar listas de comprobación a las visitas, pero la lista de comprobación no debería detenerse ahí. Cree una lista de control que guíe al planificador a través de los plazos de negociación, los plazos del contrato, así como la coordinación de todos los detalles para trabajar con su lugar de celebración para dar vida a su evento. Incluso si no tienes tiempo para hacer la tuya propia, hay un montón de plantillas de listas de verificación de planificación de eventos gratuitas que puedes proporcionar. De cualquier manera, le estarás dando al planificador un camino claro hacia adelante y demostrando que eres un socio muy organizado
22. Sea claro en cuanto a los precios
Otro de los cinco factores más importantes que señalan los planificadores a la hora de evaluar los lugares de celebración es que quieren que el lugar de celebración sea honesto sobre los costes ocultos o la disponibilidad. Básicamente, los planificadores quieren conocer de antemano las opciones de precios y las tarifas. Por ello, proporcione una estimación de precios en sus materiales de seguimiento. Utilice la escasez para motivar al planificador a actuar con rapidez, destacando la demanda que espera ver durante el período. También puede explicar que puede ofrecer un precio durante un tiempo determinado, pero que a final de mes aumentará automáticamente y no podrá volver a bajarlo.
23. Sé proactivo
Pregunta si hay alguna otra pregunta que el planificador necesite responder para elegirte. Si tienen alguna pregunta específica que no haya sido respondida por tu mazo, añade diapositivas para ellas. E incluye una copia de la presentación.
24. Concluye con una petición clara
Pide al planificador que se ponga en contacto contigo con cualquier pregunta o con un contrato firmado antes de una fecha determinada. Hazle saber al planificador los siguientes pasos creando una breve lista con viñetas y quién es el responsable de llevarlos a cabo
25. Haz un seguimiento constante
Los planificadores pueden estar muy ocupados. Establece recordatorios de calendario en tu sistema de ventas y restauración para hacer un seguimiento. Intenta aportar valor al planificador con cada recordatorio. Puedes enviar a los planificadores información sobre posibles mejoras para su evento, noticias o artículos que crees que les gustarán, o nuevas fotos de tu espacio. Puedes informarles de que has recibido noticias de varios organizadores esta semana, o mantenerles informados sobre la disponibilidad. También puede hacer preguntas para mantener la conversación, como por ejemplo si ha cambiado algo en los requisitos de su evento o cuándo esperan tomar una decisión.
Más información sobre las visitas virtuales a hoteles
¿Cómo puedo crear una visita virtual?
Utilice ATARE para crear un diagrama. Sólo tiene que arrastrar y soltar objetos para dar vida a las habitaciones de su hotel.
¿Valen la pena las visitas virtuales?
Una visita virtual vale la pena porque ayuda a los planificadores a tener una mejor sensación del espacio. Puede mostrarles lo que las palabras no pueden describir.
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Ahora que ha creado una impresionante visita virtual, utilice estas técnicas de cierre de ventas para atraer a los grupos a su local. A continuación, aprenda más sobre las técnicas de upselling para profesionales de la venta de hoteles.