Las empresas dedican mucho tiempo a clarificar sus propuestas de valor para el cliente para asegurarse de que su producto ofrezca beneficios claros que satisfagan las necesidades del consumidor.
El equivalente para los planificadores de eventos es la propuesta de valor del evento. Te pone en el lugar de tus asistentes para que puedas diseñar el evento según sus deseos, intereses y necesidades. Ya sea que esté organizando eventos corporativos, conferencias internacionales o galas de recaudación de fondos, una propuesta clara de valor del evento es esencial para eventos exitosos.
Siga estos 5 pasos para crear una propuesta de valor de evento que aumente el poder de atracción de su evento, mejore la experiencia de los asistentes y mejore el ROI de su evento.
Aprenda los fundamentos de la propuesta de valor del evento
Paso 1: Reduzca las metas y objetivos de su evento
El primer paso se centra en las necesidades de la empresa, la organización o las personas que organizan el evento. Las metas y objetivos de su evento servirán como pautas para eventos exitosos, señales que lo mantendrán encaminado.
Las personas a menudo tienen una idea general de los objetivos de su evento. Los invitados conversaban alegremente, los asistentes se marchaban más informados de lo que llegaron, artículos entusiastas sobre los productos lanzados.
Pero es útil volverse muy específico con sus objetivos. Estos son algunos ejemplos de eventos con metas y objetivos claros:
- rastreo de estudio de arte – Presente artistas a la comunidad local y recaude dinero para un colectivo de artistas.
- Conferencia de bienestar de los empleados del CEO – Ideas para mejorar las iniciativas de bienestar de los empleados y una fecha establecida para volver a reunirse en seis meses.
- Recaudador de fondos de la Sociedad Histórica – Recaude $200,000 y obtenga 200 nuevos donantes de apoyo.
- boda granero – Un ambiente alegre y relajado.
- Congreso de medicina complementaria – Intercambio de conocimientos y creación de un grupo de networking de LinkedIn para los asistentes.
- Fiesta de clausura del festival de música – Tratamiento VIP para los artistas y un impulso de participación en las redes sociales para generar entusiasmo para el festival del próximo año.
- Reunión del equipo de ventas global: Presente al equipo de ventas las nuevas ofertas de productos y la creación de equipos.
Con los objetivos de su evento en mente, puede comenzar a trabajar en la propuesta de valor de su evento.
Paso 2: Cree perfiles de asistentes al evento
Esta es otra táctica tomada del mundo de los negocios, donde las empresas dedican tiempo y recursos a identificar los perfiles de los clientes. Debe comprender quiénes son sus invitados y asistentes para crear un evento del que se beneficiarán y disfrutarán.
Algunos eventos tendrán un perfil de invitado ‘típico’; otros tendrán múltiples perfiles de invitados a tener en cuenta. Para algunos eventos, la audiencia del evento será evidente; para otros, tendrá que trabajar con sus clientes para identificar la audiencia exacta.
Echemos un vistazo a los posibles perfiles de asistentes para los ejemplos anteriores:
rastreo de estudio de arte – El público objetivo dependerá de la ubicación de los estudios y de si se trata de un evento con entrada o de puertas abiertas. Un evento con boleto en Brooklyn, Nueva York, podría tener una audiencia de administradores de fondos de cobertura que buscan invertir en obras de arte originales. En un barrio de moda de una ciudad mediana del medio oeste, la audiencia puede ser padres de los suburbios que buscan una salida única.
Conferencia de información del CEO – Líderes empresariales ansiosos por pensar fuera de la caja. Para traer más innovación a la mesa, priorice la diversidad entre los ejecutivos invitados.
Recaudador de fondos de la Sociedad Histórica – Los posibles invitados objetivo incluyen miembros adinerados de la comunidad, familias suburbanas y educadores regionales.
boda granero – Por supuesto, los invitados a este evento son la familia y amigos de la feliz pareja. Pero es útil desglosar aún más los perfiles de los invitados para ofertas de alimentos y bebidas, sugerencias de música y decoración de eventos. ¿Están los miembros de la familia extendida del novio volando desde la India? Es posible que necesite un servicio de catering especializado. ¿Están asistiendo los niños? Puede sugerir un rincón de actividades para niños para mantener feliz a la pequeña multitud.
Congreso de medicina complementaria – Médicos, enfermeros e investigadores de medicina complementaria, así como administradores de hospitales con experiencia en el manejo de la especialidad.
Fiesta de clausura del festival de música – Fans locales o de todo el mundo del estilo de música del festival (Country, R&B, Folk, Rap, etc.) y los artistas del cartel.
Reunión del equipo de ventas global: Miembros del equipo de ventas y gerentes de ventas.
Paso 3: Comprenda las expectativas y motivaciones de sus asistentes
Una vez que sepa a quién se dirige el evento, el siguiente paso es determinar qué los motiva e inspira. ¿Qué hará que los asistentes al festival de música se entusiasmen con la fiesta de la noche de clausura? ¿Qué atraerá a su público objetivo a su rastreo de estudio? ¿Cómo puede lograr que los directores ejecutivos con visión de futuro respondan con un “sí” a su conferencia de innovación?
Para los ejemplos de la boda y el equipo de ventas global, el enfoque es ligeramente diferente porque la motivación es social o comercial. En el caso de la boda, investiga qué ayudará a TODOS los invitados a pasarlo genial durante el evento. (Pregunte a la feliz pareja sobre el rango de edad y el temperamento de sus invitados). Para la reunión de ventas, el objetivo es aprender qué aumentará los niveles de compromiso entre los asistentes. (Hable con un gerente de ventas sobre actividades y seminarios a los que hayan respondido en el pasado).
Ejemplos de motivaciones y expectativas de invitados y asistentes:
rastreo de estudio de arte – Para los administradores de fondos de cobertura que desean invertir en obras de arte, es probable que estén interesados en comprar nuevas obras de arte, o al menos aprender sobre artistas emergentes. Pueden o no tener conocimiento del mundo del arte, pero esperarán una experiencia de alto contacto debido a la posibilidad de que gasten mucho. Otra probable expectativa son las conversaciones uno a uno con los artistas.
Para el rastreo de estudios del medio oeste, las motivaciones de los asistentes son una velada divertida que es diferente de la cena y una película habituales. Pueden inspirarse para comprar obras de arte durante el evento, pero también pueden simplemente disfrutar del vino y el queso que se ofrecen en cada estudio.
Conferencia de bienestar de los empleados del CEO – Estos ejecutivos están motivados por un interés sincero en las innovaciones para el bienestar de los empleados. Esperarán aprender de los expertos en bienestar en el lugar de trabajo de la industria y generar ideas en un entorno atractivo. Ponerse manos a la obra y avanzar es vital con esta multitud.
Recaudador de fondos de la Sociedad Histórica – Los invitados (y posibles donantes), desde líderes comunitarios hasta padres con niños pequeños, están motivados para apoyar una organización emocionante que beneficia a la zona. Para el evento en sí, la motivación para los padres puede ser alejar a sus hijos de sus iPads por una tarde. Así, apreciarán actividades y artesanías inspiradas en la historia.
La motivación de los líderes comunitarios podría ser la curiosidad y el interés por aprender algo nuevo. Si donaron una cantidad específica durante la inscripción al evento, podría ser la instalación de una placa en su honor durante el evento. Los educadores pueden estar explorando una posible excursión o la historia local para llevar al salón de clases.
boda granero – El amor por la pareja suele motivar a los invitados a una boda, junto con la expectativa de que se lo pasarán en grande. Se debe prestar especial atención a aquellos huéspedes que puedan tener inquietudes únicas. Ofrezca a los invitados mayores la oportunidad de cortar una alfombra con una o dos canciones clásicas. Abstenerse de agrupar invitados individuales en la misma mesa con la esperanza de despertar el romance. Conviértalo en un evento amigable para los introvertidos enviando bandejas de aperitivos al área del salón, donde los invitados introvertidos pueden reunirse.
Congreso de medicina complementaria – Los profesionales médicos están motivados por la creación de conocimientos y la creación de redes. Pueden esperar presentaciones sobre las últimas investigaciones o sesiones de trabajo que aborden el problema de la desinformación sobre las terapias alternativas.
Fiesta posterior al festival de música – Los asistentes al festival estarán motivados para asistir a la fiesta posterior si prolonga la diversión. Pueden esperar una asistencia VIP y una actuación de un cabeza de cartel.
Reunión del equipo de ventas global: Para este encuentro, la motivación de los asistentes es conocer más a fondo sus productos para que puedan vender de manera efectiva. También pueden estar motivados para construir relaciones con otros miembros del equipo. Algunos asistentes pueden esperar aburrirse. Saber esto puede inspirarlo a sorprenderlos con divertidas actividades para romper el hielo y un banquete con una banda acústica al final de un largo día de seminarios.
Paso 4: escribe la propuesta de valor de tu evento
Describa en una oración o dos lo que los asistentes y clientes pueden esperar del evento.
Aquí hay algunas pautas para escribir propuestas de valor de eventos:
- Usa un lenguaje simple y descriptivo.
- Centrarse en el beneficio del evento para los asistentes.
- Usa verbos de acción
A continuación se muestra una posible propuesta de valor de evento para cada uno de nuestros ejemplos:
Rastreo de estudio de arte – Una velada de bellas artes, gente interesante y cocina excepcional donde los invitados discuten obras originales con los artistas. Los invitados disfrutan de una perspectiva privilegiada sobre los artistas, su inspiración y su oficio.
Conferencia de bienestar de los empleados del CEO – Los líderes empresariales aprenden, escuchan e intercambian ideas para llevar la conversación sobre el bienestar de los empleados más allá de las membresías de gimnasios. Los ejecutivos desafían las ideas de larga data y se inspiran mutuamente para ir más allá.
recaudación de fondos de la sociedad histórica – Los invitados aprenden hechos sorprendentes sobre su comunidad y la Sociedad Histórica mientras disfrutan de una vista previa exclusiva de una nueva exhibición. Las conexiones con la Sociedad Histórica se profundizan con un recorrido tras bambalinas y una conversación con el director y los docentes.
boda granero – Lori y Hunter, junto con sus invitados, pasan un buen rato en una boda que trata a todos los asistentes como VIP.
congreso de medicina complementaria – Los asistentes aprenden sobre las últimas investigaciones emocionantes en medicina complementaria de colegas profesionales y desarrollan las habilidades para convertirse en embajadores efectivos de las terapias alternativas.
Fiesta posterior al festival de música – Los invitados VIP bailan el fin de semana hasta el final con gran estilo con una fiesta exclusiva con artistas del festival y artículos de lujo.
Reunión del equipo de ventas global – Los miembros del equipo de ventas aprenden sobre un nuevo producto para poder describirlo con autoridad a clientes potenciales y mejorar los resultados de ventas. Tendrán la oportunidad de usar o ver el producto y hacer preguntas en un entorno atractivo y de baja presión.
Paso 5: Comparte la propuesta de valor del evento
Combine la propuesta de valor del evento con una imagen llamativa que capture el objetivo de la reunión, gala o conferencia. Envíe el EVP en un correo electrónico a sus clientes y a su equipo de planificación. Imprímalo y manténgalo cerca de su escritorio, o como fondo de pantalla en su iPad durante las visitas al sitio con el cliente.
El punto es mantener la propuesta de valor del evento como una prioridad al tomar decisiones sobre el lugar, los proveedores de servicios y el entretenimiento. Una comprensión compartida de la propuesta de valor garantizará que estas opciones se alineen con los objetivos principales del evento.
Por ejemplo, el vicepresidente ejecutivo de la reunión de directores ejecutivos destacará la importancia de reunirse y saludarse por la mañana. La oportunidad de conocerse fomentará la camaradería y mejorará las sesiones de intercambio de ideas más adelante.
Para la reunión del equipo de ventas global, el vicepresidente ejecutivo sugiere la importancia de ralentizar las cosas para que los asistentes puedan absorber mejor la información importante. Puede sugerir que los miembros del equipo lleguen la noche anterior a las sesiones de aprendizaje programadas para disfrutar de una cena relajada servida por un restaurante local.
Cuando se vuelve rápido en la creación de EVP, también puede incluirlos como parte de sus lanzamientos de clientes. Envíe una propuesta de valor de evento junto con un plano de planta de evento de muestra representado en 3D para demostrar su comprensión de los objetivos de su evento. Luego, cuando lo contraten, ya estará por delante de la curva de planificación.
¡Ahora está listo para crear una propuesta de valor de evento exitosa!
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